Fondsenwerving: het tweede gebod

Zo luidt het tweede gebod van fondsenwerving. Fondsen werven is een ambacht. Voor de succesvolle beoefening ervan geldt een aantal regels. Amerikaanse universiteiten hebben hier al meer dan honderd jaar ervaring mee, Canadese ruim dertig en een aantal Britse universiteiten twintig jaar. Sinds tien jaar hebben ook  universiteiten op het Europese continent (Zweden, België, Nederland, Zwitserland en Duitsland) fondsenwerving systematisch ter hand genomen.

Als een van de Europese pioniers geldt de Université Catholique de Louvain (in het vervolg afgekort als UCL). Zij komt voort uit de bijna zeshonderd jaar oude Katholieke Universiteit Leuven. Oorspronkelijk werd hier in het Latijn gedoceerd, daarna in het Frans. Na de tweede Wereldoorlog was dit zowel in het Frans als in het Vlaams als bevestiging van de Belgische taalkundige verdeeldheid. Maar in de zestiger jaren oefende de Vlaamse publieke opinie meer en meer druk uit om het tweetalige karakter van de universiteit op te geven ten voordele van het Vlaams.

In 1970 vond de splitsing van de universiteit in twee delen plaats. De Katholieke Universiteit Leuven bleef in de stad Leuven en de UCL werd gesticht zo’n vijfendertig kilometer ten zuiden van Leuven op een groot, hiervoor gereserveerd terrein. Hier zou de nieuwe stad Louvain-la-Neuve verrijzen. Tussen 1972 en 1979 werden er negen faculteiten gevestigd; de tiende faculteit (de medische) kwam in een voorstad van Brussel in het St. Lucas ziekenhuis.

Met haar 27.000 studenten, waarvan een aanzienlijk deel uit andere Europese landen, Afrika, Latijns Amerika en Azië,   behoort UCL tot de toonaangevende Europese universiteiten. UCL gedijt goed in Louvain-la-Neuve dat inmiddels is uitgegroeid tot een dynamische stad waarvan de burgers die niet (direct) met de universiteit te maken hebben, de meerderheid van de bevolking zijn gaan uitmaken.

Fondsenwerving staat sinds 1997 op de strategische agenda van UCL. Hiervoor waren twee redenen. De eerste was het aantreden van een nieuwe rector, professor Marcel Crochet. Hij had in Berkeley gestudeerd en had daar direct kennis gemaakt met de Amerikaanse stijl van fondsen werven. De tweede reden was de bouw van een Aula Magna die was voorzien als onderdeel van UCL maar die nooit was gerealiseerd. Deze aula stond voor de universitaire gemeenschap symbool voor de voltooing van UCL. De universiteit was bereid om 80% van de benodigde middelen te fourneren, de overige gelden (EUR 2,5 miljoen) zouden uit filantropische bronnen dienen te worden geworven.

De nieuwe rector, op zoek naar richtlijnen voor fondsenwerving in de Europese context, bezocht een CASE-conferentie (Council for Advancement and Support of Education) in Stockholm. Aldaar ging hij, de daad bij het woord voegend, een contract aan met een ervaren Brits – Amerikaans raadgevend bureau voor het laten verrichten van een haalbaarheids- en planningsstudie bij een aantal verschillende stakeholders van UCL. Uit dit onderzoek kwam o.a. het volgende naar voren:

–           Er is binnen het relatienetwerk van UCL zeker een potentieel voor succesvolle fondsenwerving waarbij het wenselijk zou zijn om de fondsenwerving voor de Aula Magna   in het kader van een bredere fondsenwerving te plaatsen voor ook andere academische projecten.
–         Een aantal respondenten laat zich kritisch uit over de universiteit: zij zou in de ogen van de zakenwereld te veel een ivoren toren zijn; de opleiding zou wat ouderwets zijn en niet van het hoogste niveau.
–           Gezien het feit dat er een nieuwe rector is die excellent communiceert over zijn visie aangaande de toekomst van UCL, stonden de meeste respondenten positief tegenover zijn initiatief tot fondsenwerving.

Op basis van deze uitkomsten bepaalde de universiteitsleiding haar ambities: het in de loop van drie jaar werven van EUR 25 miljoen ten behoeve van een aantal strategische gebieden (te weten: vestiging van leerstoelen, doen van nieuw onderzoek, ontwikkeling van nieuwe onderwijsmethoden, nieuwe impulsen voor internationalisering en bouw van Aula Magna – zie bijlage voor resultaten van fondsenwerving tot medio 2006).

Voor het voorbereiden en doen van de campagne leverde het raadgevende bureau een Amerikaanse resident consultant die vloeiend Frans en redelijk Nederlands sprak. Deze kreeg de opdracht om gedurende twee jaar aan UCL als rolmodel van fondsenwerving te fungeren en om de voor fondsenwerving benodigde vaardigheden ook over te dragen aan zijn nieuw aangestelde Belgische collega’s. Het derde jaar van de campagne zou dan door eigen UCL-fondsenwervers worden geleid.

Een van de eerste cruciale onderwerpen waarmee de resident-consultant te maken kreeg, was dat van de alumni-relaties. UCL beschikte zowel over per faculteit georganiseerde alumniverenigingen waarvoor aangesloten alumni contributie betaalden, als over een centraal gecoördineerde organisatie ten behoeve van alle alumni (bijvoorbeeld voor uitzenden van algemene nieuwsbrieven; voor uitnodigen van alumni voor dies-vieringen). Tussen beide genoemde niveau’s (decentraal en centraal) bleek een gebrek aan communicatie en afstemming te bestaan. Vandaar dat de resident-consultant adviseerde om een Alumni Fedération op te richten waarin alle activiteiten zouden worden samengebracht en waarbij gebruik zou worden gemaakt van een gemeenschappelijk geavanceerd adressen- en informatiesysteem. Aldus geschiedde.

Op welke wijze heeft de resident consultant vorm gegeven aan de fondsenwerving? Zijn meest urgente prioriteiten waren:
–            het aantrekken van een voorzitter en vice-voorzitter onder de externe relaties van UCL om aan de nieuw opgerichte La Fondation Louvain (rechtspersoon met het oog op de te voeren campagne) een gedegen en geloofwaardige basis te geven;
–           het aantrekken van overige bestuursleden (ambassadeurs) van de Fondation;
–            het werven van stafleden voor de nieuwe afdeling Alumni en Fondsenwerving (corporate fundraisers, alumni- officer, marktonderzoeker, manager van adressen- en gegevensbank).

De rector en de resident consultant slaagden erin om Graaf Etienne Davignon (advocaat, diplomaat, zakenman, UCL-alumnus, voormalig Eurocommissaris en voormalig President van de Société Générale de Belgique) als voorzitter aan te trekken. Hierdoor lukte het om andere bestuursleden van het hoogste kaliber voor de Fondation te winnen.

De stafleden van de Afdeling Alumni en Fondsenwerving ontwikkelden zich voorbeeldig in hun nieuwe professie, hoewel zij geen opleiding of achtergrond in fondsenwerving hadden. Wel beschikten sommigen over relevante vaardigheden inzake marktonderzoek en informatie- en communicatietechnologie vanuit hun werkervaringen in de bancaire sector.

In de praktijk kwamen de rector, het dagelijkse bestuur van de Fondation en de resident-consultant eenmaal per maand bijeen om de gemaakte vorderingen te bespreken en om de te nemen stappen voor te bereiden. Een vooraanstaande Waalse familie deed als eerste een grote donatie ter waarde van EUR 2,5 miljoen. In de voorziene periode van drie jaar slaagde UCL erin om het door haar gestelde financiële doel van EUR 25 miljoen met EUR 1 miljoen te overtreffen. Vanuit deze middelen is o.a. de bouw van de Aula Magna gerealiseerd.

In een recent persoonlijk gesprek met Marcel Crochet, de voormalige rector van UCL, waarin deze terugkeek op zijn rectoraat, stelt deze vast dat hij te optimistisch was geweest in de reservering van tijd van de resident-consultant. Toen laatstgenoemde na twee jaar terugging naar de Verenigde Staten, bleek hij met het oog op het derde jaar van de campagne nog niet te kunnen worden gemist. Hoewel de rector het contract alsnog wilde verlengen, kon de consultant hierop niet ingaan vanwege gemaakte nieuwe afspraken. UCL heeft toen via noodconstructies alle zeilen moeten bijzetten om de vereiste voortgang veilig te stellen.

De rector formuleert zijn tien stappen voor een succesvolle campagne als volgt:

A. Haalbaarheids- en planningsstudie:

Wie zijn onze potentiële donoren? Ga op zoek naar onze eigen UCL-alumni. Wat is de boodschap van onze alumni aan ons? Luister naar hun kritische noten evenals naar hun woorden van bemoediging.

B. (Oprichting van) la Fondation Louvain:

Oefen goed leiderschap en management uit: (a) intern leiderschap – de rector; (b) extern leiderschap – de voorzitter van La Fondation Louvain; (c) leiderschap fondsenwerving – de resident consultant. Stel een ambitieus en aansprekend programma voor fondsenwerving samen en verbind hieraan financiële doelen. Bereid het tot stand komen van de eerste grote giften met elkaar voor. Lanceer via allerlei kanalen La Fondation Louvain en haar campagne. Organiseer speciale gebeurtenissen, gekoppeld aan behaalde successen in de campagne. Zorg voor gepaste erkenning van donoren en sponsoren. Publiceer de resultaten die met de campagne zijn behaald. Begin aan de voorbereidingen van een tweede campagne!

Een soortgelijke dynamiek als bij UCL is bespeurbaar bij andere Europese universiteiten die de weg van fondsenwerving betreden. Het gaat telkens om diepte-investeringen. Het is zaak om geduld te bewaren in perioden waarin het lijkt dat er geen voortgang wordt geboekt. Fondsenwerving houdt voor alle betrokkenen een jaren durend leerproces in, dat via een mechanische fase (het toepassen van de regels naar de letter) uitmondt in een organische fase (de toepassing van de regels naar de geest).

Dat er in Europa nog veel werk te verzetten valt mag blijken uit het feit dat de meeste universiteiten zich weinig bewust zijn van de mogelijkheid om fondsen te werven. Is dit het gevolg van een gebrek aan vertouwen in zichzelf: het niet beschouwen van de eigen instelling als een ‘charity’ dat steun vanuit filantropische bronnen meer dan waard is?

Op 4 december 2007 bracht de EU Expert Group on ‘Fundraising by universities from philanthropic sources’ haar eindrapport uit. Professor Geert Sanders (RuG), een van de leden van de Expert Group, vat de essenties van het rapport ‘Engaging Philanthropy for University Research’ samen in een speciaal voor Science Guide gemaakte reportage onder de titel ‘De tien geboden van fondsenwerving’.

Professor Geert Sanders was lid van de EU Expert Group on ‘Fundraising by universities from philanthropic sources’. Als directeur van de Stichting Ubbo Emmius Fonds voor relatiebeheer en fondsenwerving van de RuG introduceerde hij tussen 1998 en 2007 de relatiegerichte fondsenwerving in Nederland. In 2006 verscheen van zijn hand het boek ‘Fondsen werven: de relatiegerichte aanpak’ bij Koninklijke Uitgeverij Van Gorcum in Assen. Als bestuurder is Geert Sanders o.a. actief als voorzitter van SER Noord- Nederland.