Vergaderziekte blijkt hardnekkig
Samenwerken op projecten verloopt in beginsel meestal goed, maarna verloop van tijd blijken veel projectmanagers last te hebben devoortgang te bewaken. Dit blijkt uit onderzoek geïnitieerd doorMindjet naar de status van productiviteit en samenwerken in hetNederlandse bedrijfsleven.
Bijna 700 managers werkzaam in zowel het mkb als bij groteondernemingen zijn ondervraagd over hun vergadergewoontes, hetgebruik van vergadertools en de voortgang van projecten. Mindjetwil met het onderzoek achterhalen hoe communicatie-tools kunnenbijdragen aan eenvoudige en efficiënte uitwisseling van informatie.Door de flinke toename van het e-mailverkeer is eeninformatieovervloed ontstaan, waarvan de productiviteit en hetsamenwerken niet altijd hebben geprofiteerd.
Projecten en deadlines
Voor de meeste respondenten (64,4 procent) geldt dat ze meestaleen duidelijk zicht hebben op mogelijke valkuilen binnen eenproject. Tweederde vindt het daarnaast makkelijk om prioriteitenvoor zichzelf of teamleden op te stellen en aan te passen. Bijnadriekwart (73,2 procent) van de respondenten vindt dat hunteamleden meestal goed geïnformeerd zijn aan het begin van eenopdracht. Op basis van deze uitkomsten lijkt de opzet van eenproject voor de meeste mensen geen problemen op te leveren.
Daartegenover zegt ‘slechts’ 41,9 procent dat statusupdates envoortgangsverslagen meestal goed zichtbaar zijn. Meer dan de helft(53,9 procent) geeft aan moeite te hebben duidelijkheid te scheppenin de enorme hoeveelheid beschikbare informatiebronnen. Eenmeerderheid van de respondenten (60,6 procent) geeft bovendien aanmoeite te hebben een project met steeds veranderende deadlines tebeheren.
Vergaderen: wie doet er wat mee?
Uit de vragen rondom het thema vergaderen blijkt onder andere datde meeste vergaderingen als efficiënt worden ervaren, maar dat deopvolging te wensen overlaat. Zo zegt bijna de helft van derespondenten (44,5 procent) dat de notulen soms of zelden direct nade vergadering wordt verstuurd naar alle deelnemers.
Dat geldt ook voor de actiepunten die voortkomen uit devergadering. Maar liefst 40,2 procent geeft aan dat actiepunten dieduidelijk maken wie verantwoordelijk is voor welke actie soms ofzelden direct na de vergadering worden doorgestuurd.
Vergadertools: onbekend en onbemind
Slechts een tiende van de respondenten (8,9 procent) maaktregelmatig gebruik van webconferencing-tools. Meer dan de helft(52,1 procent) zegt nog nooit gebruik te hebben gemaakt van dezetools. Uit de resultaten blijkt echter dat bijna driekwart van dewerknemers wel tijd denkt te kunnen besparen door gebruik te makenvan webconferencing.
