Weinig overhead in onderwijs
De bedrijfsvoering van veel publieke organisaties kanworden verbeterd door de overheadfuncties beter in te richten. Datlevert lagere kosten op en een hogere waardering. Mark Huijbenonderzocht aan de RUG sinds 2001 de overhead bij ruimdertienhonderd organisaties in 27 verschillende sectoren.
Daaronder vallen alle functies die gericht zijn op de sturing enondersteuning van de medewerkers op de werkvloer. Het gaat daarbijom directie en management, personeel en organisatie, automatiseringen zaken als communicatie en juridische zaken.
Onderwijs: slechts 0,8% meer overhead danin industrie
Overhead wordt vaak gezien als het ‘vet’ van deorganisatie, maar volgens Huijben is ‘spieren’ een betere metafoor,vanwege het belang van deze functies. Huijben concentreerde zich opde overhead bij overheids- en semi-overheidsorganisaties zoalsministeries, gemeenten en zelfstandige bestuursorganen als de Kamervan Koophandel, de Nederlandsche Bank en de Politieacademie.Daarnaast is een vergelijking gemaakt met bedrijven uit de sectorzakelijke dienstverlening.
Huijben stelt vast dat het overheadpercentage bij de ministerieshet hoogst scoort: daar is 41,9% van het totaal aantalarbeidsplaatsen gericht op sturing en ondersteuning van de eigenorganisatie. Daarna volgen woningcorporaties (34,6%) en gemeenten(33,6%).
Sectoren met weinig overhead zijn de zorg (13,2%), het onderwijs(14,4%) en de industrie (13,6%). ‘Tussen de sectoren bestaan groteverschillen’, aldus Huijben. ‘Zelfs bij organisaties in dezelfdesector kan de overhead een factor twee verschillen.’ Dat is nietwenselijk, zegt Huijben, want uit zijn onderzoek blijkt tevens dateen hogere overhead niet leidt tot een hogere productie.
Kostenbewust maken
Eerder onderzoek door Huijben naar deoverheadpercentages wees al in dezelfde richting. Huijbens nieuwsteresultaten versterken die eerdere conclusies. Voor zijnproefschrift heeft hij ook gekeken naar de oorzaken van deverschillen tussen organisaties en sectoren. ‘Die verschillenhebben voor een belangrijk deel te maken met aansturing eninrichting van de overhead’, licht Huijben toe.
‘De ene organisatie heeft deze functies veel strakker ingericht dande andere.’ Wat volgens Huijben vooral goed werkt is het centraalvaststellen van de omvang van de overheadafdelingen, gecombineerdmet heldere werkafspraken over de omvang en de kwaliteiten van dedienstverlening aan overige organisatieonderdelen. Bij veelorganisaties zijn die afspraken echter niet helder.
Een andere methode, het intern doorbelasten van kosten, blijkt langniet altijd zinvol te zijn. Een overweging om de kosten door tebelasten is dat lijnmanagers daar kostenbewust van zouden worden.In de praktijk worden de managers echter vaak vooral op andereorganisatiedoelen aangesproken. Ook kan het leiden tot onwenselijkeverschillen in de dienstverlening aan afdelingen.
Centralisatie kan goedwerken
‘Centralisering van overheadfuncties binnen deorganisatie kan goed werken’, stelt Huijben. ‘Waar overheadverspreid zit over de organisatie, is het heel moeilijk teachterhalen wie waar mee bezig is. Dat is bijvoorbeeld sterk hetgeval bij veel gemeenten.’ Het kan ook anders, blijkt uit Huijbensonderzoek.
Een organisatie als de Raad voor de Kinderbescherming heeft vrijwelalle overheadfuncties geconcentreerd in één centraal kantoor.’Voordeel hiervan is dat de overhead goed zichtbaar is, wattegendruk creëert en de overhead laag houdt’, verklaart Huijben.’Het maakt een organisatie minder complex. Bij veel andere groteorganisaties, zijn de stafafdelingen vaak verspreid over de heleorganisatie, waardoor ze niet goed zichtbaar zijn.’
Bezuinigen, helpt dat wel?
Vanuit de onderzoeksresultaten zijn vraagtekens teplaatsen bij de aangekondigde reorganisaties bij ministeries enbezuinigen in de zorg en het onderwijs: ‘Ministeries zijn drukbezig met het inrichten van Rijksbrede sharedservice-centra. Ik twijfel aan het effect daarvan, wantschaalvergroting leidt niet tot schaalvoordelen in de overhead, metuitzondering van een beperkt aantal heel uitvoerende taken.’
Het is volgens Huijben beter de omvang van de overheadfuncties goedzichtbaar te maken, bijvoorbeeld door ze zoveel mogelijk tecentraliseren, niet buiten maar binnen elk van de ministeries.Daarnaast zou er een norm vastgesteld moeten worden voor de omvangen voor het dienstverleningsniveau.
Over de bezuinigingen in onderwijs en de zorg zegt hij: ‘Daar ishet aandeel overhead al bijzonder laag. Onder financiële druk is dehoeveelheid vet al enorm teruggedrongen. Dat betekent dat in diesectoren verdere ingrepen nadelige gevolgen zullen hebben voor hetprimair proces.’
