Excellentie in nuchterheid
“De HAN is sterk geworteld in haar omgeving en onderhoudt veelen veelsoortige relaties met haar stakeholders. Dit gebeurt op alle niveaus binnen de HAN en met de nadruk op de relaties in deregio. Ook nationaal en internationaal bestaan er echter velecontacten. Niet voor niets heet ons nieuwe instellingsplan ‘kennisin interactie’.
In deze bijdrage doe ik een poging die verbinding van de HAN methaar omgeving nader in kaart te brengen. De conclusie is dat we hetgoed doen, maar ook dat er een aantal structurele problemen zijn inde interne organisatie die vragen om een systematischeaanpak.
Instellingsniveau
Zoals gezegd, de HAN onderhoudt vele en veelsoortige contactenmet haar omgeving en op alle niveaus van de organisatie. Zo vindter op instellingsniveau structureel overleg plaats met bijvoorbeeldlokale en provinciale bestuurders, ondernemersverenigingen, MKB,VNO/NCW en de Kamer van Koophandel. We nemen deel aanlandelijke en regionale denktanks bijvoorbeeld rondom deontwikkeling van de economische topsectoren en de human capitalagenda’s van deze sectoren.
We participeren in diverse platforms Onderwijs-Arbeidsmarkt. Metdiverse landelijke en regionale bedrijven en instellingen hebben westructurele convenanten. We zijn lid van meerdereValley-organisaties (Health, EMT, Food) en daarnaast hebben we nogons eigen Smart Business Centre (netwerk van 100 MKB-instellingen)en de Zorgalliantie (netwerk van 29 zorginstellingen).
Uiteraard heeft het CvB met grote regelmaat bestuurlijk overlegop (inter)nationaal en regionaal niveau met strategische partners,collega-instellingen, subsidiënten en dergelijke. Via de HANOndernemersdesk zijn er jaarlijks ongeveer 11.500 contacten metbedrijven, instellingen en individuele belangstellenden.
Niveau van faculteiten, instituten enopleidingen
Ook op het niveau van de faculteiten, instituten en opleidingenbestaat er een veelheid aan contacten. Daarbij gaat hetbijvoorbeeld om strategische relaties met bedrijven, instellingen,bestuurders en platforms op domeinniveau.
Alle opleidingen hebben Beroepenveld Advies Commissies met inelke commissie zo’n 6 tot 8 vertegenwoordigers uit hetwerkveld. Men is lid van Businessclubs, overlegt metberoepsverenigingen en collega-instellingen en participeert ininternationale projecten en allianties. Vele opleidingen hebben alof niet actieve alumniverenigingen (42 in totaal).
Functies van de relaties
Al die relaties dienen uiteraard een doel, of beter gezegdmeerdere doelen. Enkele functies zijn:
-Het leveren van een bijdrage aan de strategische beleidsvormingvan de instelling. Met ons onderwijs, onderzoek en dienstverleningwillen we nauw aansluiten op de sociaal-economische ontwikkelingenin de regio en op de ontwikkelingen in de arbeidsmarkt.
-Het behartigen van de belangen van de HAN enreputatiemanagement. De maatschappelijke druk op het HBO is groot.Zeker op instellingsniveau is de laatste jaren veel energiegestoken in het deelnemen aan netwerken en overlegorganen met alsdoel de reputatie van het HBO hoog te houden.
-Het borgen van de kwaliteit en beroeps/praktijkgerichtheid vande opleidingen en onderzoek. Met name de 63 Beroepenveldadviescommissies vervullen hierin een belangrijke rol, maar ook hetoverleg met beroepsverenigingen, alumniverenigingen en dergelijkeis van belang.
-Het verwerven van stage- en afstudeeropdrachten. Jaarlijksworden er zo’n 4800 (cijfer 2010) afstudeeropdrachten verworven enuitgevoerd. Naar schatting gaan zo’n 10.000 studenten per jaar opstage. Vanuit 15 praktijkbureaus wordt met een inzet van 46 ftegewerkt aan de werving en coördinatie hiervan.
-Het verwerven van opdrachten voor contractonderzoek encontractonderwijs. De omzet van onze marktactiviteiten is jaarlijkszo’n 17 miljoen euro. 80 fte aan trainers/adviseurs met veelalallemaal een eigen acquisitieopdracht zijn dagelijks in hetwerkveld actief. In totaal 57 (associate) lectoren en enkelehonderden docentonderzoekers acquireren contractonderzoek.
-Het verwerven van co-financiering voor projecten. We zijnvoor wat betreft de uitvoering van onze onderwijs- enonderzoeksprojecten meer en meer afhankelijk van externe subsidiesen bijdragen van bedrijven en instellingen. Uiteraard vervult hetSubsidiebureau hierbij een belangrijke rol, maar ook vele anderenzijn hierbij op één of andere wijze betrokken.
-Het verwerven van partners voor co-creatie bij ontwikkeling enuitvoering van activiteiten. Steeds vaker ontwikkelen we samen metpartners uit het werkveld onderwijs- en onderzoeksactiviteiten. Ookin het kader van kennisvalorisatie zoeken we voortdurend desamenwerking met het werkveld. Zo’n 36 fte aan menskracht ishierbij dagelijks betrokken.
We doen het dus goed?
Als je vorenstaande overziet dan kun je dat inderdaad welstellen. De HAN is goed verbonden met haar omgeving. Die verbindinglevert een grote bijdrage aan de ontwikkeling en kwaliteit van onsonderwijs en onderzoek. Bovendien leveren we met al onzeactiviteiten een grote bijdrage aan de ontwikkeling van de regio.Dat wordt door de regio ook gezien en gewaardeerd. Er zijn weinigvraagstukken meer waarbij geen beroep wordt gedaan op bijdragenvanuit de HAN.
Niet voor niets heb ik meerdere malen de aantallen van mensenvermeld die op diverse niveaus de genoemde contacten met deomgeving onderhouden. De veelheid van mensen en afdelingen, opzowel instellingsniveau als elders in de faculteiten, maakt ook datwe in toenemende mate een aantal structurele knelpuntentegenkomen.
Knelpunten
Op de eerste plaats ontbreekt het aan overzicht enbeheersbaarheid. We weten van elkaar niet meer wat we doen. Wieonderhoudt nu met wie welke relaties en met welk doel? Steedsvaker lopen we elkaar voor de voeten. We weten daarnaast ookniet wat onze blinde vlekken zijn. Welke relaties missen we?
Een tweede probleem, zeker vanuit onze klanten gezien, is detoegankelijkheid en bereikbaarheid van de HAN. Er zijn zo veelingangen dat je niet meer weet bij wie je nu voor wat moet zijn. DeHAN Ondernemersdesk hebben we enkele jaren geleden ingericht alseen soort vangnet voor wie echt niet weet hoe hij binnen moetkomen. Zo’n 11.000 contacten per jaar spreekt voor zich.
Tot slot ontbreekt het aan kwaliteitsborging. We hebben geensystematiek en geen gemeenschappelijke afspraken over bijvoorbeeldklantbenadering en vraagafhandeling om de kwaliteit van onzeexterne contacten te monitoren.
Kan het beter?
Het is een utopie om te veronderstellen dat we het zo kunneninregelen dat alles geolied gaat verlopen en dat is misschien maargoed ook. Te veel regelgeving en structuur kunnen het enthousiasmeen de betrokkenheid van velen binnen de organisatie tenietdoen. We kunnen in ieder geval wel een aantal zaken verbeteren,zoals:
Het verkrijgen van een overzicht op alle niveaus.
Binnen enkele faculteiten is dit overzicht al in de maak. Deresultaten zijn verbluffend, ook voor de medewerkers van defaculteiten zelf. Wat een rijkdom aan relaties, maar ook: wat eenoverlap. Zo gauw we het overzicht compleet hebben kunnen we inieder geval dubbelingen eruit halen en afspraken maken over wiewelke relaties verder gaat onderhouden en uitbouwen.
Het aanbieden van ondersteunende systemen.
Het centraal van bovenaf neerzetten van eenrelatiebeheerssysteem (CRM-systeem) lijkt me niet verstandig. Datvraagt immers veel onderhoud en discipline. Daar waarorganisatie-eenheden zelf eraan toe zijn een dergelijk systeem inte zetten moeten we een adequaat systeem kunnen aanbieden en vooriedereen hetzelfde, zodat koppelingen mogelijk worden.
Beter structureren van de organisatie.
Zo is het plan om alle organisatieonderdelen en medewerkers diezich bezig houden met ondernemerschapsontwikkeling, kennistransferen innovatie en ondersteuning van valorisatie onder te brengen ineen nieuw Centrum voor Valorisatie en Ondernemerschap (CvVO).Hetgeen leidt tot betere onderlinge afstemming en grotere interneen externe herkenbaarheid. Ook loopt er een initiatief om eenaccountstructuur te ontwikkelen, zowel centraal als decentraal.
Gezamenlijk beleid op thema’s.
Op dit moment wordt er een onderzoek verricht om demogelijkheden te verkennen voor een HAN-breed Alumnibeleidwaarbinnen wel voldoende ruimte is voor de opleidingsverbondenalumniactiviteiten. Onderdeel daarvan is in ieder geval eencentrale alumniregistratie. Ook is er het voornemen om rondomstage-en afstuderen meer gemeenschappelijk beleid te ontwikkelenzodat bedrijven die vanuit meerdere opleidingen studenten hebbenniet met verschillende eisen te maken krijgen. We willen daarnaastbekijken of stage- en afstudeeropdrachten meer gekoppeld kunnenworden aan de onderzoeksprogramma’s van de kenniscentra en deHAN-speerpunten.
Gemeenschappelijke afspraken over kwaliteit.
Daarbij gaat het bijvoorbeeld over HAN-brede afspraken over hetfunctioneren van de Beroepenveld Adviescommissies, overklantbejegening en vraagafhandeling.
In het nieuwe instellingsplan 2012-2016 zijn bovengenoemdeverbetermogelijkheden als concrete prestatie-indicatoren opgenomen.De komende jaren zullen dus diverse projecten in uitvoering wordengenomen.”
Noël Maartens is programmamanager van Kennispoort HogeschoolArnhem Nijmegen
