Universitaire ICT kostbaar

Na veel klachten over de werking en de uit de hand gelopen kosten heeft de UvA en HvA in 2012 een evaluatiecommissie ingesteld. Onder leiding van de decaan geesteswetenschappen Frank van Vree. Deze commissie moest de aanschaf en implementatie van SIS evalueren. 

De studenteninformatiesystemen van de UvA en de HvA waren na bijna twintig jaar verouderd. Door schaalvoordeel zou de aanschaf door vijf onderwijsinstellingen van een nieuw Student Informatie Systeem (SIS) veel voordeliger uitpakken.

Hoger dan geraamd

Uit de eigen evaluatie blijkt dat dit in de praktijk toch anders heeft uitgepakt.  “Het resultaat is later gerealiseerd dan gepland, niet alleen tegen hogere dan geraamde kosten, maar ook anders vormgegeven dan men voor ogen stond. Hieraan liggen diverse oorzaken ten grondslag. Een daarvan is de keuze om dit traject samen met een aantal andere instellingen in het hoger onderwijs (SaNS) in te gaan.” Zo concludeert de evaluatiecommissie onder leiding van de UvA-geesteswetenschappen decaan, Frank van Vree.

Omdat ook andere instellingen zich voor dezelfde uitdaging gesteld zagen, hebben de UvA en de HvA strategische partners gezocht om in gezamenlijkheid de basis van een nieuw systeem en het beheer daarvan in te richten. Op die wijze zou schaalvoordeel behaald kunnen worden was toen de gedachte. Die partners werden de universiteiten van Leiden, Nijmegen en Tilburg. In november 2009 stapte de Radboud Universiteit uit het SaNS-project, vanwege de te hoge gemaakte en verwachte kosten en de blijvende onzekerheid over de technologie.

Tegenover de verwachte schaalvoordelen zouden er uiteraard ook gezamenlijke kosten zijn. De aanvankelijke raming daarvan staat in schril contrast met de uiteindelijke gemaakte kosten. De evaluatie commissie rekent in haar rapport voor. “De oorspronkelijke raming van de investering voor het studenteninformatiesysteem binnen SaNS-verband bedroeg € 12,4 mln. In mei 2011 bleek dit opgelopen tot € 18,9 mln. waarvan € 8,3 mln. voor de UvA en HvA samen. De uiteindelijke investering bedroeg voor de HvA € 14,6 mln. en voor de UvA € 25,1 mln.

In naam één systeem

 De keuze voor een gezamenlijke aanpak in SaNS-verband maakte de invoering nog complexer. Daarbij wreekte zich het ontbreken van zowel een centrale regie als een ‘countervailing force’ binnen de organisatie. De samenwerking werd als project opgezet en was gericht op een gemeenschappelijke aanbesteding en de oprichting van een gezamenlijk expertisecentrum. Met als doel “het behalen van grote voordelen door in gezamenlijkheid een nieuw SIS te selecteren, in te voeren en te beheren.”

Volgens de evaluatiecommissie heeft het zogenaamde maatwerk voor elk afzonderlijke instelling er toe geleid dat er feitelijk geen sprake meer was van meerwaarde, door de gezamenlijke aanpak.  “Als niet eerst alle procedures en regels worden geharmoniseerd voordat een systeem wordt gebouwd, dan leidt dat tot één systeem in naam, maar met veel varianten, afgestemd op de verschillen tussen instellingen en binnen instellingen.” Zo typeert de evaluatiecommissie de samenwerking. “Voor die harmonisatie tussen instellingen vooraf is niet gekozen, ook niet binnen de UvA en de HvA, met een wildgroei aan aanpassingen als gevolg.”

“Enigszins eufemistisch wordt op deze grootschalige proliferatie van afwijkingen het label ‘maatwerk’ geplakt, maar in de kern kwam dit neer op een ‘duur afkopen’ van de voor het systeem noodzakelijke harmonisatie. Anders geformuleerd: door de keuze om niet vooraf te harmoniseren viel feitelijk de grond weg onder de gedachte dat een gezamenlijk traject meerwaarde zou hebben.” Zo concludeert de commissie in haar oordeel.

Onvermijdelijke fricties

De commissie concludeert in het kader van de samenwerking met SaNS dan ook het volgende. “Er zijn binnen SaNS geen eenduidige afspraken waren gemaakt over de vraag wat eerst moest gebeuren en wat later, of niet; dit leidde haast onvermijdelijk tot fricties tussen de samenwerkende partners.” De commissie is verder van oordeel dat “het ontbreken van zowel een centrale regie als een ‘countervailing force’, binnen SaNS zo goed als binnen de afzonderlijke organisaties, heeft bijgedragen aan de vele problemen rond SIS.”

Louise Gunning voorzitter van het CvB van de UvA-HvA laat in een reactie op het rapport weten. “We wisten natuurlijk dat verschillende zaken niet goed gegaan zijn bij de implementatie van SIS, maar met dit rapport weten we nu ook wáár het niet goed gegaan is. Dat kan ons in de toekomst helpen. Bijvoorbeeld de les dat maatwerk goed klonk, maar uiteindelijk leidde tot extra investeringen.”