Samen de kwaliteit bewaken

Nieuws | de redactie
4 maart 2015 | Hoe sluit je interne en externe verantwoording beter op elkaar aan? Die vraag bracht Fontys en de Onderwijsinspectie samen in het streven toezicht beter af te stemmen en doublures te voorkomen. “Betere onderzoekresultaten, minder administratieve lasten, weg van dikke vragenlijsten,” zegt Erik Martijnse.

Hogeschool Fontys was zelf al bezig met “meters maken met interne transparantie” vertelt Jan Welmers, CvB-lid van Fontys. “Het is misschien een relatief naïeve gedachte, maar we wilden gewoon zoveel mogelijk openstellen en naar buiten brengen. Daarbij willen we onze docenten leren ook vanuit het perspectief van de  Inspectie te kijken naar de kwaliteit van het onderwijs.”

Anders binnenkomen

“Iedereen is heel open minded dat proces ingegaan,” ziet Welmers. “Het gaat er om dat medewerkers leren snappen waarom de vragen gesteld worden die er worden.” Dat is volgens de Fontys-bestuurder het begin van vertrouwen, hetgeen beaamd wordt door Erik Martijnse, die als directeur bij de Onderwijsinspectie verantwoordelijk is voor het toezicht op het hoger onderwijs. “We zijn al langer bezig het intern en extern toezicht en de informatie-uitvraag, bijvoorbeeld als het gaat om kengetallen voor het hoger onderwijs, dichter naar elkaar te brengen.”

Welmers: “Wij hadden  al een eigen onderzoek afgerond naar onze examencommissies. Je merkt gewoon dat het gezeur oplevert als medewerkers twee keer de zelfde vragen moeten beantwoorden. Door deze pilot is de Inspectie eigenlijk op een hele andere manier binnengekomen in onze organisatie.”

Die pilot hield in dat de inspectie tijdens het themaonderzoek naar examencommissies in 2014 start bij  de door Fontys aangeleverde informatie, en daarna een rondetafelgesprek met een examencommissie, manager, examinator, interne auditdienst en CvB  voert. Dat  in plaats van vijf gesprekken met medewerkers uit het primaire proces . Doordat Fontys jaarlijks de eigen examencommissies evalueert is er al een vrij compleet beeld van de examencommissies bij alle instituten. Met die bestaande informatie heeft men proberen te voorkomen dat de Inspectie  nog meer van hetzelfde toezicht hoefde te doen.

Meer begrip voor elkaars rollen

Die basis gaat uit van ‘verdiend vertrouwen’. Erik Martijnse benadrukt dan ook dat dit in de context van een themaonderzoek zeer goed kan. We hebben het hier immers niet over instellingsonderzoek naar signalen van onrechtmatig handelen” 

Martijnse ziet veel voordelen. “We krijgen een veel beter intern beeld aangereikt. Er wordt veel meer vanuit de eigen audit gewerkt. Via een rondetafelgesprek kun je dat vervolgens verdiepen met elkaar, krijg je veel meer begrip voor elkaars rollen in het proces en bovendien een beter beeld van een onderwijsinstelling.”

Als het aan Jan Welmers ligt zou het in de toekomst idealiter zo gaan dat de Inspectie met een bepaalde vraag bij de instelling aanklopt en dat die instelling vervolgens al die gewenste informatie kan leveren vanuit het vertrouwen dat het geschetste beeld gewoon klopt. “Uiteindelijk gaat het om het vertrouwen in de waarde van het diploma dat we leveren. Daar zijn we het over eens.”

‘Zo doen we dat hier’

Hoewel de Inspectie niet de rol van adviseur heeft, zou zij in zo’n  vertrouwensrelatie wel meer naast de instellingen kunnen gaan staan. Martijnse: “Noem het met een moeilijk woord compliance assistance. Als je in gesprek gaat, kan de instelling laten zien ‘zo doen we dat hier’. Je voert dan veel meer een open gesprek waarbij wij onze kennis en ervaring als toezichthouder inbrengen, wij staan dan niet alleen met het vingertje omhoog.”

Volgens Jan Welmers is die veranderende houding heel belangrijk voor mensen in de organisatie van een hogeschool of universiteit. “Je geeft docenten meer ruimte in hun werk. Voor een docent maakt het nogal een verschil als je achteraf allemaal informatie komt op halen als je dat aan de voorkant niet hebt afgesproken. Transparantie is wel belangrijk want het  gaat om publiek geld. Bovendien is het waardevol dat een professional trots kan zijn op de kwaliteit die hij levert en dat ook kan laten zien”.

Het gaat er uiteindelijk om dat docenten aan hun eigen beroepsstandaarden voldoen. “Dat is een hele duidelijk, strakke grens die aan de voorkant gesteld wordt,” ziet Welmers. “Volgens mij zitten we dan ook in een speelveld, waarin een hogeschool en het team altijd in staat moet kunnen zijn dat je rekenschap kan afleggen hierover.”

Meer in gesprek mét

 De pilot bij Fontys heeft in ieder geval opgeleverd dat dat afleggen van rekenschap gebeurt in gesprek mét de inspectie. Erik Martijnse: “Juist dat rondetafelgesprek zorgt ervoor dat het minder defensief is. Het zijn buitengewoon goede gesprekken met Fontys geweest waarin duidelijk werd waar het om moet gaan. Uiteindelijk gaat het om de student, en de borging van de kwaliteit en het eindniveau van zijn opleiding.”

“Een leuke opsteker,” noemt Welmers het dan ook. “Het gaat er om dat we de instellingsaccreditatie verder versterken en zelfstandig onze opleidingskwaliteit blijven beoordelen. Daar past gewoon bij dat we als CvB, als instelling wat vragen van onszelf. Het is ook belangrijk dat we die informatie zelf hebben ook naar mijn Raad van Toezicht. Als die mij een vraag stellen die ik mezelf nog niet had gesteld, ben ik of niet volledig in control, of ze stellen de verkeerde vraag. ”

Van een defensieve cultuur van verantwoording afleggen, naar een cultuur van samen op zoek naar gedeelde aanpak van kwaliteitsbewaking en verdiend vertrouwen. Het klinkt als een logische stap, maar vooralsnog is dit het resultaat van een geslaagde pilot tussen één hogeschool met een specifieke wens en een Onderwijsinspectie op zoek naar manieren om de lastendruk te verlichten en beter stelseltoezicht te realiseren. Wat is de volgende stap?

“Nu is inderdaad de vraag, hoe ga je dit oogsten,” zegt Erik Martijnse. “We hebben gezien dat transparantie echt meerwaarde heeft en die goede voorbeelden moeten we delen. Dit is niet iets dat we kunnen invoeren bij iedere instelling en bij ieder onderwerp, maar ik denk wel dat we moeten laten zien dat deze werkwijze  betekent dat je lichter kunt zijn in de lastendruk, en tegelijkertijd effectiever in het toezicht. In dat brede perspectief moet je deze pilot waarderen.”


«
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
ScienceGuide is bij wet verplicht je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.
Lees hier over ons cookiebeleid en klik op OK om akkoord te gaan
OK