“Docenten zijn in eerste instantie gefocust op hun eigen vak”

Hoe Saxion met lean-management een verandering van werken in gang zet

Interview | door Tim Cardol
2 oktober 2018 | Een aantal jaar geleden begon de Academie Business, Building & Technology van Saxion op initiatief van Suzan Veldhuis met een nieuwe manier van werken. Aanleiding was de hoge werkdruk en het gevoel van inefficiënt werken. Inmiddels zijn meer opleidingen van de hogeschool gestart met het programma ‘Continu verbeteren’. Wat houdt dat in?
Foto: Saxion

Op Saxion wordt op steeds meer plekken volgens de principes van ‘lean management’ gewerkt. Wat dat in de praktijk betekent, laat Suzan Veldhuis op haar kantoor in Enschede zien. Veldhuis is directeur van de academie die in 2015 als eerste begon met een nieuwe manier van werken en een van de muren in haar kantoor laat zien wat dat betekent.

Vakmensen laten samenwerken

Aan de wand in haar kantoor is een reeks aan schema’s en plannen te zien. Een lange termijn ambitie voor de academie, plannen voor het komende jaar, voor iedere onderwijsperiode en uiteindelijk heel concreet voor de aankomende week. Iedere week start Veldhuis samen met de teamleiders – de academie telt vier opleidingen – in een uur op, waar alle knelpunten ter sprake komen.

Ook Monique Stam die verantwoordelijk is voor het Saxionbreed ondersteunen van deze manier van werken ziet dat met name het ‘kort cyclisch’ werken invloed heeft op de teams in de hogeschool. “Er wordt gestart met een periode van begeleiden van vijf maanden. Teams formuleren zelf hun doelen die vervolgens wekelijks met elkaar besproken worden. Je ziet dat mensen opener worden naar elkaar en elkaar aanspreken op gemaakte afspraken.”

Volgens Veldhuis is die veranderende houding niet vanzelfsprekend. “Docenten zijn vakmensen, die in eerste instantie gefocust zijn op hun eigen vak en klas. We merkten dat we het ook niet gewend waren om met elkaar echt te praten over problemen en onszelf daarbij echt kwetsbaar op te stellen.”

Rumoer in de kantoortuin

De weekstart waarbij docenten en teamleiders samen vergaderen, gebeurt staande. Er wordt niet op inhoudelijke details ingegaan, problemen worden benoemd, actiepunten geformuleerd en als iemand ergens niet uitkomt, wordt er gekeken of daarbij door collega’s hulp geboden.

Die benadering levert volgens Veldhuis tijd op, en dwingt medewerkers kritisch te kijken naar hun eigen werken. “We merkten bij ons dat er erg veel werkdruk werd ervaren. Toen we daar echt met elkaar aan gingen werken, kwamen we tot de conclusie dat een deel van de ervaren werkdruk komt door het rumoer in onze kantoortuin. Dat is iets waar met een paar kleine aanpassingen heel veel aan te verbeteren valt.”

Wat Veldhuis wil zeggen, is dat het niet altijd makkelijk is toe te geven dat dingen niet helemaal goed lopen. “Veel mensen staan niet stil bij hoe ze bepaalde dingen doen. Ze hebben het idee dat het eigenlijk wel efficiënt gaat.” Een nieuwe manier van vergaderen kan er dan volgens haar voor zorgen dat die zaken op tafel komen, alleen al doordat iedereen zich even opnieuw in moet stellen.

"Een deel van de ervaren werkdruk komt door het rumoer in onze kantoortuin"
Suzan Veldhuis

En zo’n nieuwe manier van vergaderen is niet makkelijk. Daarom zijn in het begin externe coaches aangesteld die begeleiding bieden om teamleiders en docenten bij te staan. Inmiddels heeft Saxion zelf coaches in dienst. Simone van der Donk is een van hen. Als coach staat zij momenteel een aantal opleidingen en diensten van de hogeschool bij.

“Het is mijn taak te kijken wat er in teams nodig is, om ervoor te zorgen dat ze onder de huidige omstandigheden goed kunnen werken,” legt van der Donk uit. Dat kan op veel verschillende manieren. “Het is maar net waar een team op dat moment het meest baat bij heeft. Ik coach mensen een op een, maar ik kan bijvoorbeeld ook aanwezig zijn bij weekstarts om te bekijken waar het beter kan.”

In haar werk heeft van der Donk daarom al heel wat verschillende dynamieken in teams meegemaakt. “Je hebt weekstarts waar echt ieder punt, op de minuut, door een teamleider wordt getimed, maar ook plekken waar het veel losser is en veel inhoudelijker op punten wordt ingegaan. Als het echt te veel op de details gaat, kan het zijn dat ik een subtiel signaal geef om de boel weer op de rit te krijgen.”

Voorkomen dat het bij een trend blijft

Van de Donk heeft gezien hoe het programma Continu Verbeteren, zoals het bij Saxion is gedoopt, effect heeft op teams in onderwijs en ondersteuning. “De grootste winst is dat teamleden veel meer directe invloed uitoefenen op hun werkomstandigheden en daar plezier uit halen.” Dat is volgens de Saxion-coach een indirect gevolg van het toepassen van de lean-strategieën. “Ik denk dat de naam en het imago van lean in zekere zin een trend is die ook wel weer over waait. Het gaat er om dat je teams handvatten biedt die ze zich eigen maken waardoor de gedachten van continu verbeteren duurzaam wordt geïmplementeerd.

Een belangrijk aspect daarvan is het helder formuleren van doelen op korte en lange termijn. In de terminologie van lean-management heet die lange termijndoelstelling ‘The True North’. Vrijwel overal hangt die doelstelling – vervat in een organogram in de vorm van een piramide – in de hogeschool aan de muren. Het college van bestuur heeft een doelstelling, lectoren hebben er een, de HRM-afdeling heeft er een en ook de docententeams hebben een stip op de horizon geformuleerd.

Coen Huijbers, docent en teamleider Bouwkunde & Bouwtechnische Bedrijfskunde, laat in de docentenkamer de ambities zien. “Ik ben blij dat het zo is geformuleerd en niet in een dik beleidsdocument. Het is zichtbaar, duidelijk en het hangt hier zo aan de muur altijd in het vizier zodat je het er met elkaar over kan hebben. Dat werkt voor ons.”

Een belangrijk punt dat Huijbers en zijn team op basis van het programma gaan aanpakken is de afstudeercyclus. “Dat was een heel langdradig proces geworden waar studenten ongelukkig van werden en docenten extra werkdruk door ervaarden. Toen zijn we gaan kijken naar de oorzaken en knelpunten. Het toetsdossier is vervolgens een onderwerp geworden en wij zijn gaan kijken of daar zaken effectiever georganiseerd konden worden. Je kan natuurlijk niet tornen aan de kwaliteit, maar je kan wel kijken naar wat er in de toetsdruk gedaan kan worden.”

“We hebben nu veel beter inzichtelijk kunnen maken hoe het gaat met de doorstroom van onze studenten,” zegt Huijbers. En dat levert volgens de docent veel tijd op. “Een werkdag bestaat maar uit een beperkt aantal uren. Dan kun je maar beter zorgen dat je die tijd effectief besteedt.”

Huijbers is zelf afkomstig uit de bouwsector. “Daar is het al veel meer ingeburgerd dat er volgens principes van lean-management wordt gewerkt. Er wordt continu gekeken naar hoe dingen gedaan worden en van mensen gevraagd uit te leggen wat ze de volgende keer anders zouden doen.”

Via de stagebegeleiding kwam Huijbers uiteindelijk terecht bij Saxion. “Ik wil inmiddels niks anders meer. Het is gewoon heel leuk met jonge mensen te werken en omdat we altijd werken in projecten van echte opdrachtgevers blijf ik de link met de praktijk ook houden.” Dat door de invoering van het programma ‘Continu Verbeteren’ alles is veranderd, moet hij ook nuanceren. “Als je met zoiets aan de slag gaat, kom je er ook achter dat je bepaalde dingen al doet volgens de juiste principes. Het gezonde boerenverstand blijft altijd.”


Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
«

ScienceGuide is bij wet verplicht je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

Lees hier over ons cookiebeleid en klik op OK om akkoord te gaan

OK