De ICT-huishouding van een hogeschool is veel complexer dan die van een bank
“Ik heb ooit in 2012 de ICT-huishouding van onderwijsinstellingen voorgesteld als een Middeleeuwse stad,” legt Nico Juist uit. De Middeleeuwse stad en haar omgeving was in die uitleg een metafoor voor de complexe opgave waar men in het hoger onderwijs bij het inzetten van ICT-toepassingen voor staat. “Zo’n metafoor is een hulpmiddel om in gesprek te gaan met mensen die niet direct een idee hebben bij de ICT-architectuur of de informatiehuishouding van een hogeschool of universiteit.”
De burcht, de stad en het woeste platteland
Volgens het burchtmodel is de stad de digitale omgeving van instelling, het gebied buiten de instelling is het platteland en het gedeelte van de digitale omgeving waar een specifieke selectie van informatie beheerd wordt is de burcht. “Dan moet je denken aan het Human Resource Management-systeem van de instelling, het Studenten Informatie Systeem, maar ook aan systemen voor taakplanning en roostering.”
In de stad bevinden zich zaken als de digitale leeromgeving van studenten, maar ook hulpmiddelen die docenten zelf in hun onderwijs gebruiken. Daar is de voorbije jaren steeds meer bij gekomen en dat maakt het voor onderwijsinstellingen niet makkelijk de regie te houden. “Je moet mensen de vrijheid bieden, maar wel binnen de regels die gelden binnen de muren van de hogeschool.”
Student verwacht alles onder een inlog en wachtwoord
Het moeilijkste voor hogescholen en universiteiten is dat de totale digitale leer- en werkomgeving uit steeds meer componenten is gaan bestaan, maar dat studenten wel verwachten er gewoon met een en hetzelfde inlog en wachtwoord bij te kunnen. “Al die systemen communiceren idealiter dus op een bepaalde manier met elkaar, zie dat maar te organiseren als instelling.”
Als lid van special interest group Digitale Leer- en Werkomgeving van SURF heeft Nico Juist veel contact met andere beleidsadviseurs in het hoger onderwijs die met dezelfde zaken bezig zijn. “Het is van gigantische toegevoegde waarde om al die mensen die in feite met vergelijkbare zake bezig zijn, bij elkaar te zitten.”
Volgens Nico Juist is het namelijk niet niks om de ICT-huishouding van een onderwijsinstelling goed te organiseren. “Het is een hele specifieke tak van sport. Het is veel complexer dan bijvoorbeeld een productiebedrijf of een bank. Dat komt omdat er zoveel verschillende partijen met ieder hun eigen belangen en wensen deelnemen in het hoger onderwijs.”
Er is wat dat betreft ook nog wel verschil waar te nemen tussen de instellingen. “Ik heb het idee dat het in het hbo wat strakker georganiseerd is,” ziet Juist. “Ik denk dat er op universiteiten nog wat meer autonomie voor faculteiten is en dat maakt het moeilijker te organiseren. Het leuke van mijn eigen Hogeschool Leiden is dat het om een schoolgebouw gaat met nog een min of meer overzichtelijk aantal studenten en medewerkers. Dat maakt het voor ons makkelijker om met deze problematiek om te gaan, dan bijvoorbeeld een grote hogeschool als de HvA of Hogeschool Utrecht.”
Inmiddels is Nico Juist met pensioen en dus niet langer werkzaam op de Hogeschool Leiden. Voor SURF is hij nog wel actief, en dat wil hij nog wel even blijven doen. “Het zou mooi zijn om een systeem te ontwikkelen waarbij je echt de documentatie van studenten op orde krijgt. Dat je een studentnummer intypt en je alle resultaten van de afgelopen studiejaar van zo’n student in een keer op een rij kunt raadplegen.” Voor het opslaan, bewaren en vernietigen van dat soort documenten gelden expliciete regels.
Het leuke van de AVG
Van instellingen wordt verwacht dat ze informatie en documentatie, met name over studenten, op orde hebben. De recent ingevoerde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) onderstreept dat. “Daar is bijvoorbeeld ook het recht om vergeten te worden in opgenomen, en dat een student ook recht heeft te weten wat er van hem bewaard wordt” legt Juist uit. Dat betekent dat je daar rekening mee zult moeten houden, als je zo’n database gaat inrichten.
“Maar dat vind ik ergens ook wel het leuke aan zo’n AVG. Het is ook onze ambitie om alles zo goed mogelijk op orde te brengen binnen de digitale leer- en werkomgeving. Dit houdt ons vooral scherp wat dat betreft.” Maar zo’n ambitie levert natuurlijk ook weer discussie op binnen het onderwijs en daarbij is het burchtmodel weer bruikbaar. Ook het bewaren van beoordeelde werkstukken en eindscripties ect horen uiteindelijk in “de burcht” bewaard te worden voor zolang dat moet
