Introductieweken gaan ondanks restricties gewoon door
In april zei Pieter Duisenberg, voorzitter van de VSNU, in gesprek met ScienceGuide dat universiteiten zich volledig zouden voorbereiden op een opening zonder anderhalve meter afstand. “Als het vaccineren goed gaat en als het kabinet het toestaat, is ons basisscenario om in september al open te gaan, zonder testen. Eigenlijk al in augustus, want ik wil dat de introductieweken gewoon kunnen doorgaan.” Aangezien het nu augustus is, staan de meeste introductieperioden op het punt van beginnen. Helaas leek demissionair minister-president Mark Rutte op het laatste moment roet in het eten te gooien.
Vorige week werd namelijk op de wekelijkse coronapersconferentie bekendgemaakt dat zogenaamde eendaagse ongeplaceerde evenementen alleen met strenge restricties mogen doorgaan. Deze evenementen zullen vanaf 14 augustus alleen in de open lucht mogen plaatsvinden met maximaal 750 deelnemers. Verder moeten bezoekers of volledig gevaccineerd zijn, of een negatieve testuitslag overhandigen of in de laatste zes maanden een besmetting doorgemaakt hebben. Eerder was al besloten dat meerdaagse evenementen helemaal niet door zouden gaan deze zomer. Hoewel vele evenementen afgeblazen worden omdat ze niet aan de maatregelen kunnen voldoen, blijken organisatoren van introductieweken helemaal klaar om te beginnen.
Met scenario’s snel schakelen
Zo is bij het organiseren van de INKOM, de introductieweek van Maastricht, met alles rekening gehouden. “We hebben in de eerste week van de voorbereiding meteen vier scenario’s geschreven”, vertelt Iris Vloet, voorzitter van de organisatiecommissie van INKOM. “Een fysieke vorm, een digitale vorm en hybride vormen. Die plannen lagen er dus in principe vanaf het begin al, maar in de praktijk hebben we die ook continu aangepast.”
Ook voor de huidige maatregelen lag al een scenario op de plank. Hierin wordt gewerkt met fysieke evenementen met enkele beperkingen. “Dat zijn dus evenementen met vaste looproutes, kleinere groepen en shifts”, vertelt Vloet. “Die evenementen zijn in grote lijnen wel gelijk aan de evenementen zonder beperkingen, maar het grote verschil ligt puur in die anderhalve meter afstand. Die basisplannen en die kleine verschillen daartussen zorgen ervoor dat we snel kunnen schakelen tussen scenario’s.”
Meld u hier aan voor de ScienceGuide Nieuwsbrief
Ook hebben ze het in Maastricht zo ingedeeld dat per scenario verschillende onderdelen door mogen gaan. Hierdoor durven ze het aan om de hoop op grote feesten nog niet te laten varen; volgens Vloet als één van de weinige introductieweken in Nederland. Wellicht dat op 13 augustus toch bekend wordt dat het toch kan, denken ze. “We hebben ervoor gekozen om dat risico te nemen. Puur omdat wij het heel belangrijk vinden dat studenten goed landen, en een fysieke introductie is daarbij heel belangrijk. Bijkomend voordeel van die grote feesten is dat ook tweedejaarsstudenten die vorig jaar natuurlijk een hele aangepaste introductie hadden ook mee kunnen doen.”
En mochten deze feesten uiteindelijk niet doorgaan staan er toch genoeg onderdelen op de planning die binnen de meer voorzichtige scenario’s vallen. “We hebben eigenlijk veel meer evenementen die we wél kunnen aanpassen als dat nodig is. Het wordt dus hoe dan ook een hele leuke en diverse week, waar genoeg overblijft om te doen.” Zo ook online evenementen, hoewel die geen al te grote rol mochten krijgen. “We hebben vorig jaar gemerkt dat het online heel lastig is voor deelnemers. We hebben wel dat dingen gepland staan voor internationals die niet hierheen kunnen komen, of voor mensen die in quarantaine zitten, dus we zijn wel bezig met het digitaliseren van een gedeelte van ons aanbod.”
Online kan net zo leuk zijn als fysiek
Bij de UIT, de introductieperiode van Utrecht, zijn ze het niet eens dat online evenementen standaard minder zouden zijn. Volgens Merel Smeets, Functionaris Communicatie bij de UIT-organisatie, zorgt hun hybride vorm ervoor dat er minder mensen aan de fysieke evenementen mee hoeven te doen zonder iets te missen. “Zo kan er altijd anderhalve meter afstand gehouden worden en kunnen we werken met kleine groepjes. In principe staat alles daardoor nog steeds hetzelfde op de planning als de afgelopen maanden het geval was. We hebben het allemaal zo gepland dat het juist met dit soort maatregelen ook door kan gaan.”
Online is misschien niet hetzelfde als fysiek, maar volgens Smeets is de online versie van de introductieperiode echt wel meer dan alleen livestreams en filmpjes. “Zo worden mensen ook online ingedeeld in een groepje, dus daar kunnen ze altijd mee chatten. Onze informatiemarkten zijn daarnaast online ook hetzelfde als fysiek, want studenten kunnen met een soort avatar echt rondlopen over de markt, andere mensen tegenkomen en vragen stellen bij informatiestands. Verder hebben we ook nog wat ik noem een Tinder-functie. Daar kunnen mensen matchen op basis van hobby’s en andere interesses, en zo kunnen dus ook online al nieuwe vrienden gemaakt worden.”
De UIT zou eigenlijk afgesloten worden met een festival, maar de organisatie werd in tegenstelling tot Maastricht wel gedwongen om het feest af te blazen. Smeets vertelt dat snel gehandeld moest worden. “Wij hoorden het ook pas tijdens de persconferentie. We hebben snel daarna overleg gehad met alle partijen, en de woensdag daarna hebben we helaas moeten beslissen om het te annuleren. Je leeft er natuurlijk heel het jaar naartoe met enige onzekerheid, maar als het dan toch dichterbij komt hoop je dat het gewoon door kan gaan.”
Toch blijft er in Utrecht nog genoeg te doen, vertelt Smeets. Net als in Maastricht is met scenario’s gewerkt, hoewel hier dus juist meer aandacht geschonken werd aan online onderdelen. “Dat is uiteindelijk samengevat in een soort stappenplan. Online was het basisplan, en de stap daarna was een fysieke UIT. De laatste stap zou het festival zijn geweest, en daar zouden we dan ook alle basismaatregelen laten vallen. Uiteindelijk ben ik blij dat we het zo hebben aangepakt, want we hoeven nu alleen de laatste stap te laten vallen.”
Voorbereiding is het halve werk
Mark Kenter, Commissaris Acquisitie en Media van de EL CID commissie uit Leiden, vertelt dat de introductieweek daar eigenlijk zonder al te veel aanpassingen gewoon doorgaat. De organisatie van de introductieweek is vanaf het begin in goed overleg gepland met partijen als de GGD en de gemeente om alles zo veilig mogelijk te maken. “Daardoor viel het nieuws van vorige week ook eigenlijk best wel goed. We hielden ons al aan de vereiste maatregelen, en hebben niet veel hoeven aanpassen.”
Voor de EL CID was het namelijk al vanaf begin af aan de bedoeling om de week te plannen met testen voor toegang, het opdelen van de bezoekers in kleine groepjes en het ontbreken van grootschalige evenementen. Dankzij deze maatregelen telt de EL CID volgens Kenter ook niet als meerdaags evenement; een groot voordeel, aangezien daarvan al eerder bekend werd dat die de hele zomer niet zouden plaatsvinden. “Alles is helemaal in overleg gegaan, en we hebben hier dus ook toestemming voor gekregen, juist omdat alles zo kleinschalig is opgezet en verdeeld is over kleinere locaties.”
Toch heeft de organisatie ook rekening gehouden met die studenten die het niet aandurven om meerdere dagen naar Leiden toe te komen. “Naast het fysieke programma hebben we op 12 en 13 augustus ook een online programma. Daar wordt ook veel aandacht besteed aan de stad, het studentenleven en de studie. Studenten leren daar ook al hun groepje kennen, dus qua informatievoorziening en kennismaking biedt dit al een goede basis voor de mensen die het toch wel spannend vinden.”
In Leiden hebben ze er dus nadrukkelijk voor gekozen om altijd een slag om de arm te houden. “We hebben het al die tijd zo benaderd dat de besmettingen uit het niets weer op zouden kunnen lopen, en dat we dus een veilig alternatief zouden moeten hebben. Zelfs bij de versoepelingen hebben we dat altijd in ons achterhoofd gehouden.” Dat ze het fysieke programma zo gepland hebben dat het precies begint wanneer het weer mag was overigens een gelukje, bekent Kenter lachend.
Tweedejaars zijn niet vergeten
Waar in Maastricht bewust gekozen is voor grote feesten zodat er meer plek is voor aankomende tweedejaars, is dat bij de andere twee introductieperiodes niet het geval. “We vinden het heel vervelend dat mensen vorig jaar het gevoel hadden dat ze iets hebben gemist,” vertelt Smeets, “maar toch hebben we gekozen om dit jaar de prioriteit te geven aan de komende eerstejaars. Anders zou je twee lichtingen op rij hebben die geen volledige introductie hebben gekregen. Wel hebben we aankomende tweedejaars uitgenodigd om mentor of crewlid te worden, en daar hebben we heel veel aanmeldingen voor gehad.”
In Leiden is het voor tweedejaarsstudenten helaas ook niet mogelijk om mee te doen met de EL CID, maar Kenter vertelt dat die hier ook worden aangespoord om als mentor of als crewlid toch mee te doen. “Zo kunnen ze toch nog wat meekrijgen, en daar wordt dankbaar gebruik van gemaakt.”
