ICT fiasco’s leren vermijden

Uit onderzoek naar de uitkomsten van ICT-projecten bij de overheid bleek in 2012 dat 39% van de projecten binnen budget bleef, in de geplande tijd gerealiseerd werd en de beoogde resultaten behaalde. Zulke projecten monden dan ook vaak uit in grote mislukkingen. Budgetten worden overschreden en deadlines of beoogde resultaten niet gehaald.

Escalatie in commitment

Volgens promovendus Niels Groen is er in dergelijke situaties sprake van ‘escalerend commitment’, waarbij bijvoorbeeld de reeds gemaakte kosten worden aangevoerd als reden om nog meer te investeren. En dat komt voort uit de aanpak van dergelijke grote projecten: de onhaalbaarheid blijkt pas in een vergevorderd stadium, als omkeren onmogelijk lijkt.

Het grootste IT-project in de geschiedenis van de Rijksoverheid: SPEER (of ERP) van Defensie is een fraai voorbeeld. Het doel was om alle financiële, logistieke en materiële processen bij Defensie te verbinden, ook tussen de verschillende krijgsmachtonderdelen. Na twaalf jaar werkt het systeem nog maar gedeeltelijk en levert het niet de beoogde baten op. Volgens de Rekenkamer bedragen de kosten al €900 miljoen.

De kern van het probleem met dit soort falende projecten zit volgens Niels Groen in de aanpak van publieke IT-projecten. “De gangbare aanpak zorgt ervoor dat de haalbaarheid van het project pas in een vergevorderd stadium duidelijk wordt. In dit stadium is al veel geld geïnvesteerd en zijn de belangen al te groot om nog van koers te wijzigen of te stoppen.” Hierbij worden onder andere de reeds gemaakte kosten aangewend als motivatie om meer geld te investeren (sunk cost effect) of willen opdrachtgevers reputatieschade vermijden door niet toe te geven dat de aanpak heeft gefaald (zelfrechtvaardigingseffect).

Incrementeel opbouwen 

Volgens Groen is een grootschalig IT-project als SPEER per definitie onvoorspelbaar. Kleine stappen zijn de oplossing. “Een aantal projecten dat een specifiek hiervoor bedoelde aanpak hanteerde, laat zien dat door in kleine stappen voorwaarts te gaan en producten incrementeel op te bouwen, escalerend commitment kan worden vermeden. Bij deze aanpak ontstaat inzicht in de haalbaarheid van het project op het moment dat de belangen nog klein genoeg zijn om van koers te wijzigen of te stoppen als dat nodig is.”

Het bureau van deskundigen, dat ingesteld wordt naar aanleiding van de Commissie Elias, dat toe gaat zien op grote IT-projecten om verspilling van overheidsgeld te voorkomen, is volgens Groen niet de oplossing. “Het effect van dit bureau kan zijn dat er een nog grotere druk komt te staan op opdrachtgevers van projecten om te slagen, omdat bij falen direct extern wordt afgerekend. Problemen krijgen dus de kans om langer door te woekeren.”

“Alleen als het in kleine stappen valideren van de plannen de norm wordt, en daarmee het wijzigen of stoppen van projecten als een kenmerk van krachtig opdrachtgeverschap gezien wordt, heeft deze maatregel kans van slagen.” 

Niels Groen verdedigt zijn proefschrift ‘The Never-ending Project: Understanding E-government Project Escalation’ op donderdag 18 juni om 10 uur aan de Universiteit Maastricht.