Ombudsman aan de universiteit: interne hygiëne

Analyse van de ombudsman aan universiteiten

Analyse | de redactie
7 november 2017 | Een nieuwe passage in de cao Nederlandse Universiteiten roept universiteiten op om de wenselijkheid van een ombudsman voor personeel te onderzoeken. ScienceGuide verkent welke universiteiten deze functionaris hebben.
de deur naar het kantoor van Paul Herfs – ombudsman aan de Universiteit Utrecht

De laatste tijd klinken er klachten over werkdruk, stress en de sfeer op de werkvloer. Het broeit in het hoger onderwijs en verschillende onderzoeken laten zien dat het hoog tijd is voor het personeelsbeleid. Ook cao-afspraken manen de universiteiten om te kijken of bijvoorbeeld een ombudsman soelaas kan bieden. Maar wat doen ombudsmannen in Nederland eigenlijk?

Een korte inventarisatie

Een ombudsman personeel behandelt klachten van medewerkers en bemiddelt in veel gevallen tussen de partijen voordat kwesties onbeheersbaar worden. Op dit moment zijn er twee universiteiten die een ombudsman personeel hebben aangesteld de Vrije Universiteit en de Universiteit Utrecht.

Over ombudsmannen wordt al langer gesproken. Zo was de Universiteit van Amsterdam in 2001 een van de eerste universiteiten die een ombudsman personeel aanstelde, dit op (specifiek) verzoek van toenmalig minister Loek Hermans. Op dit moment heeft deze universiteit echter geen ombudsman personeel meer. Ook aan de Erasmus Universiteit is een pilot geweest maar deze heeft niet geresulteerd in een universiteitsbrede ombudsman.

ScienceGuide sprak met zowel Paul Herfs als Lies Poesiat, over hun ervaringen en over de functie van ombudsman in het Nederlandse hoger onderwijs. Daarnaast volgden wij de behandeling van het initiatiefvoorstel in Delft voor het installeren van een ombudsman.

De onpartijdige neutrale derde

Het kantoor van Lies Poesiat in het W&N gebouw op de campus van de Vrije Universiteit is niet een-twee-drie te vinden, verscholen tussen collegezalen hetgeen handig is als je als medewerker met haar in vertrouwen wil spreken. Lies is al bijna tien jaar werkzaam als ombudsman. Daardoor kent zij de organisatie, de regels en de cultuur als geen ander. Op haar deur staat ‘studentenombudsman, maar daarnaast is zij ook ombudsman voor medewerkers. Jaarlijks komt zo’n 1 à 2% van de medewerkers bij haar.

De ombudsman vindt haar functie een duidelijke toevoeging naast de bestaande loketten binnen de Vrije Universiteit. “Een vertrouwenspersoon is een belangenbehartiger en ik ben als ombudsman geen belangenbehartiger, want anders zou ik over een klacht nooit meer een uitspraak kunnen doen.” Daar ligt de crux. Een ombudsman is, in tegenstelling tot andere functionarissen, altijd de ‘onpartijdige neutrale derde’. Waar een vertrouwenspersoon de kant van de klachtindiener behartigt, is het voor de ombudsman van belang om de gehele situatie te bekijken.

Door middel van voortijdig ingrijpen kan een ombudsman de-escaleren. Dat kan juridische escalatie of ziekteverzuim voorkomen. De onpartijdige positie blijkt ook uit de formele positie. Een ombudsman is bijvoorbeeld niet verbonden aan een HR-afdeling en legt verantwoording af door middel van het jaarverslag aan het College van Bestuur. Aan de hand van het reglement zijn de bevoegdheden van de ombudsman vastgesteld. “Als eerste heb ik de bevoegdheid tot het doen van onderzoek. Dit betekent dat ik stukken mag opvragen. Een medewerker is verplicht om informatie te geven. Ik kan ook ter plekke een situatie bekijken, ik heb toegang tot alle ruimtes van de universiteit”, legt Poesiat uit.

Na het onderzoek volgt of bemiddeling, of een advies. “In de praktijk blijkt dat je bijna geen gebruik hoeft te maken van je bevoegdheden. Vaak willen mensen gewoon van mij weten of de problemen waar zij tegen aanlopen kloppen. Vaak willen medewerkers geen klacht of vervolgstappen zetten. Een gesprek met mij is dan ook altijd vertrouwelijk.” Medewerkers gebruiken de ombudsman ook als een onafhankelijke check om hun eigen ervaring te spiegelen aan een ander. De bevestiging of het aan jezelf ligt of aan die ander lijkt soms al genoeg bodem te geven voor medewerkers om weer verder te gaan.

Onveilige cultuur

Dat medewerkers vaak geen verdere stappen willen zetten herkent Paul Herfs ook. “Wat ik zie is dat met name promovendi terughoudend zijn in het zetten van vervolgstappen. Zij willen niet naar de vertrouwenspersoon binnen de eigen graduate school.” Herfs hoort in deze verhalen vaak terug dat de terughoudendheid uit belangenverstrengeling voortkomt. “Want ‘ja, de vertrouwenspersoon is goed bevriend met mijn promotor en ik wil niet dat mijn promotor weet dat ik daar ben geweest’. Dan komen zij dus bij mij. Vaak alleen om te checken of het verhaal klopt. ‘Ben ik gek? Of is hij of zij het? Maar er mag absoluut niks gebeuren. Niemand mag weten dat ik hier heb gezeten.’”

Veiligheid en anonimiteit is iets wat de ombudsman goed kan bieden. Zijn kantoor ligt op het terrein van het University College, aan de rand van Utrecht. Hij bevindt zich letterlijk aan de buitenrand van de organisatie. Paul Herfs is nu twaalf jaar ombudsmanfunctionaris in Utrecht en hij behandelt gemiddeld 160 zaken per jaar. Herfs is van huis uit onderwijskundige, dit geeft hem een goede basis, met de juiste kennis van het onderwijssysteem onder zijn arm. “Sommige ombudsmannen hebben een juridische achtergrond, maar dit hoeft niet per se.”

In Utrecht heeft Paul Herfs de functienaam vertrouwenspersoon personeel, Deze functienaam is gedurende de jaren niet veranderd in ombudsman personeel. Herfs werkt net als de ombudsman aan de VU volgens een apart ombudsmannenreglement en is ook onafhankelijk van de organisatie. De doelstelling van de functionaris is “Het onafhankelijk ondersteunen van individuele medewerkers, groepen medewerkers en/of leidinggevenden bij de analyses en het oplossen van klachten en grieven betreffende personele aangelegenheden, … het signaleren van systematische tekortkomingen in regelgeving of organisatie invulling.”

Herfs wijst op het inzicht dat een ombudsman kan geven van de organisatie. “Ik maak hier aan het einde van het jaar ook aanbevelingen van wat heb ik gezien in het afgelopen jaar. Ik zie de rode draad, en ik schrijf dat op. Als de U-raad zaken ziet waarvan zij zeggen ‘Wij vinden dat hier een aantal verbeteringen op moeten worden ingezet’ dan kunnen zij mijn jaarverslag gebruiken in de discussie met het college.” In het jaarverslag 2016 zijn enkele trends waar te nemen. Van de 160 medewerkers die in 2016 de ombudsman raadpleegden ervaarden het merendeel (82) problemen rondom de beoordeling, carrièreproblematiek en conflicten met de leidinggevenden.

Onbekend maakt onbemind

Herfs is naast dat hij zich met veel toewijding richt op de medewerkers in Utrecht, ook een veelgevraagd adviseur en expert voor externen. De vakbonden, het ministerie van OCW, ondernemingsraden en bestuurders, willen allen graag met hem in gesprek. Met name de informerende rol vindt Herfs zelf belangrijk: “Wat je niet kent, dat mis je ook niet. Bestuurders bewegen hierin niet uit zichzelf. Vaak weten zij ook niet wat een ombudsman precies doet, en waarom deze functie zo anders is dan een vertrouwenspersoon.”

In de voorbereiding naar een nieuwe cao was Herfs in gesprek met het FNV. Ook bij de vakbond is er onduidelijkheid rondom de functie van ombudsman. “Er ontstond direct verwarring. De FNV vertelde mij: ‘Ja maar wij hebben al een inventarisatie gedaan van welke universiteiten een vertrouwenspersoon hebben en alle universiteiten hebben er al één.’” Nadat Herfs heeft uitgelegd welke verschillen er zijn tussen de functies en wat het belang is van een ombudsman, is het FNV positief. “In het concept cao stond de passage dat iedere universiteit moet toewerken naar een ombudsman. Uiteindelijk is daarvan geworden 'we doen een studie naar de wenselijkheid.' De letterlijke passage in de huidige cao is: E.1h Studie vertrouwenspersoon / ombudsman Partijen bezien uiterlijk eind 2017 aan de hand van een studieafspraak of het wenselijk is om een vertrouwenspersoon en/of ombudsman voor het personeel in de universiteiten aan te stellen.

Herfs is teleurgesteld, hij vindt met name dat door een studie het daadwerkelijke besluit op de lange baan is geschoven. “Bovendien is het moeilijk om deze wenselijkheid in kaart te brengen. Stel, jij werkt in Wageningen en hebt nog nooit een ombudsman gehad. En iemand vraagt jou: Wil jij een ombudsman? Hoe ga jij deze vraag dan beantwoorden?”

Initiatiefvoorstel in Delft

Binnen verschillende universiteiten is men al verder dan het onderzoek naar wenselijkheid. Hierbij ligt een belangrijke rol voor de medezeggenschapsraden. In Delft is de ondernemingsraad al sinds 2009 actief bezig om een ombudsman te installeren. Het laatste initiatiefvoorstel van de huidige ondernemingsraad (OR) is in de lente van dit jaar ingediend. Begin van deze maand, november, reageerde het College van Bestuur op het initiatief. Eén van de initiatiefnemers, Marion Vredeling, deelt haar ervaring in dit proces.

Tijdens de zittingsperiode van de OR komen verschillende medewerkers met verhalen rondom arbeidsconflicten. De bestaande loketten binnen de TU Delft blijken niet voldoende. “Je kunt escaleren, de bezwaarprocedure starten en zo begint een juridisch verhaal. Juridische mogelijkheden zijn er voor het wetenschappelijk en ondersteunend personeel wel, maar deze worden vaak gezien als zware stappen.” Legt Vredeling uit. “Je belandt als medewerker met name in een lastig parket als er een conflict dreigt. Of als er problemen zijn in de samenwerking met jouw leidinggevende, die niet onder het mandaat van de vertrouwenspersoon vallen.”

Waar kunnen medewerkers terecht? (Illustratie: Liesbeth van Dam/TU Delft)

Het aanstellen van een ombudsman is volgens de OR in Delft een mogelijke oplossing. “Wij als OR denken dat je door goed te mediëren al eerder de angel uit een conflict kunt halen,” aldus Vredeling. “Op een gegeven moment riep er iemand ‘moeten wij niet eens naar de functie van een ombudsman gaan kijken’. Uiteindelijk zijn er vier vrouwen, wellicht toeval maar ook niet helemaal, die dwars door alle fracties van de OR heen gaan, dit verder gaan uitzoeken.”

Na deze discussie volgt er aan de TU Delft een fase van onderzoek. Er is contact met Lies Poesiat en Paul Herfs. Ook spreekt de OR met medewerkers van de Erasmus Universiteit, omdat hier de pilot niet is voortgezet. De OR besluit een initiatief te schrijven, en op dat moment sluiten de vakbonden zich ook aan. De vier vakbonden die onderdeel zijn van het Vertegenwoordigers van de werknemersorganisaties in het Lokaal Overleg (VLO) gebruiken het initiatiefrecht van de OR om een vuist te  maken. De vakbonden hebben immers zelf geen initiatiefrecht. Maar zij zijn al langer geleden dezelfde discussie gestart. De steun komt van de vakbonden AC-HOP, CNV Overheid, CMHF, FNV Overheid.

Het initiatief wordt gespiegeld aan de meningen van verschillende medewerkers in alle lagen van de organisatie. Alle partijen zijn unaniem positief. Ook de vertrouwenspersonen aan de TU Delft hebben in hun jaarverslag 2016 een oproep gedaan aan het CvB om een ombudsman in te stellen. De wenselijkheid is dus getoetst en veel partijen vinden de aanstelling van een ombudsman wenselijk.

Het initiatiefvoorstel is begin deze maand besproken en het college in Delft neemt nog geen beslissing over een aanstelling van een ombudsman. Wel wil men een pilot starten om te verkennen hoe de functie kan worden ingericht, eventueel in de vorm van een vertrouwenspersoon arbeidsconflicten cq werkgerelateerde kwesties . “Wij zijn wel een beetje verbaasd dat we stuiten op schroom en vertraging. Ik zou niet willen zeggen dat wij negatief zijn. Maar het is wel opvallend dat alles zo lang moet duren.” aldus Vredeling.

Ook de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag aan de TU Delft, Eveline Vogels, is verbaasd over het voorstel van een pilot. De huidige OR is in Delft aangekomen bij het einde van de zittingsperiode en hoopt dat de volgende vertegenwoordigers zich hard blijven maken voor deze casus.

Schroom bij bestuurders

Waarom nog niet alle Nederlandse universiteiten een ombudsman hebben is volgens ombudsman Paul Herfs tweeledig. “Aan de ene kant weten instellingen niet wat een ombudsman hen kan brengen, aan de andere kant zijn bestuurders ook huiverig om iemand aan te nemen die onpartijdig is. Het hangt nu boven de markt. Het is een beetje griezelig. Niemand doet het nog en wat doet die persoon dan precies? Bestuurders denken dan snel: ‘Het is hier allemaal goed op orde’.”

Andere functies binnen een universiteit waar personeel een beroep op kan doen zijn vertrouwenspersonen, op het thema ‘ongewenst gedrag en intimidatie’ en het thema ‘wetenschappelijke integriteit. Sommige universiteiten hebben verder een psycholoog of maatschappelijk werker in dienst. Tenslotte kunnen medewerkers formeel ook terecht met hun verhaal bij P&O en HR-managers. Op de vraag of er niet al genoeg functionarissen zijn geeft Herfs een duidelijk antwoord “Deze functies kunnen naast elkaar bestaan, maar je moet wel duidelijk omschrijven wat de corebusiness is van elke functionaris.”

Ook is er volgens Herfs geen interne concurrentie. “In Delft hebben de vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen het college geadviseerd om een ombudsman aan te stellen. Dit laat goed zien dat wij geen concurrenten zijn van elkaar. En bij wie moeten medewerkers nu terecht als zij in de problemen komen vanwege de onjuiste uitvoering van regels. Ja, je kan naar een psycholoog om jouw verhaal te doen. Die zal dan zeggen: ‘Ik zie dat jij er psychisch last van hebt en dat kunnen wij behandelen’. Maar deze persoon heeft geen verstand van de regelgeving en zal het probleem niet kunnen oplossen.’”

De huivering ligt volgens Lies Poesiat in de beeldvorming “Ik denk dat de functie van ombudsman teveel samenhangt met de ombudsman van tv, van vroeger, die met een breekijzer binnenkwam. Ik breng nooit iets naar buiten, ik geef nooit een interview over concrete zaken.” Vredeling uit Delft ziet het binnenhalen van een onafhankelijke functionaris als een voorwaarde voor een goede organisatie “Je gaat voorkomen dat dingen escaleren, maar je gaat ook dingen bij de naam noemen als die niet deugen. Een organisatie zou dit ook zelf moeten willen en aankunnen. Je laat een interne hygiëne toe.”


Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
«