‘Promovendi hebben onafhankelijke ombudsman hard nodig’
Ombudsfunctionarissen zijn onmisbaar voor een sterkere positie voor promovendi, schrijft Paul Herfs (pdf), voormalig ombudsman bij de Universiteit Utrecht. Hij zag dat promovendi snel aan het kortste eind trekken als de relatie met de begeleider verslechtert. Om te voorkomen dat promovendi vertraging oplopen of uitvallen, met alle gevolgen van dien, moet iedere universiteit een ombudsfunctionaris hebben en moet er een beter beeld komen van de voortgang van individuele promovendi, schrijft hij.
Eén begeleider
“In de academische wereld hebben promovendi de zwakste positie”, schrijft Herfs. “Ze hebben vrijwel altijd een tijdelijk contract en ze zijn buitengewoon afhankelijk van hun begeleiders. Ze werken vaak alleen en moeten in vier jaar een aanzienlijke prestatie leveren.” Aan sommige universiteiten valt daarom gemiddeld vijftig procent van de promovendi uit.
De nieuwsbrief is exclusief toegankelijk voor medewerkers van onze partners.
Hoewel promovendi autonoom en onafhankelijk moeten kunnen werken, is het belangrijk dat ze aan de verwachtingen en instructies van hun begeleiders voldoen. Als de relatie tussen de kandidaat en de begeleider verstoord is, leidt dat tot misverstanden en eventueel conflicten, waarschuwt Herfs. Volgens hem komen veel problemen voort uit een slechte relatie. Vooral voor promovendi met slechts één begeleider kan een slechte werkrelatie grote gevolgen hebben.
Extra onderwijstaken
In sommige gevallen krijgen promovendi geen contact meer met hun hun dagelijkse begeleider of de eindverantwoordelijke hoogleraar, weet de voormalig ombudsman. Het komt voor dat zij weken of zelfs maanden moeten wachten op feedback over een voorlopige versie. Volgens Herfs kan de culturele achtergrond van studenten hier invloed op hebben. “Het is ongebruikelijk voor een kandidaat met een Chinese of Indiase achtergrond om druk te zetten op een hoogleraar om een reactie te krijgen, zelfs als die begeleider eerdere afspraken niet is nagekomen.”
Herfs zag ook regelmatig een discrepantie tussen de verwachtingen van de begeleider en de promovendus. Dat kan gebeuren wanneer er vanaf het begin van het traject geen duidelijk onderzoeksplan klaar lag, of wanneer het verzamelen van de data langer duurt dan verwacht. Echter, het komt ook voor dat de promovendus te veel onderwijstaken krijgt, waardoor er te weinig tijd is voor het onderzoek. Dit is vooral een risico als de kandidaat huiverig is om verzoeken van de faculteit te weigeren.
Hiaat
Promovendi hebben daarnaast de neiging om zich niet ziek te melden omdat ze verwachten dat ze geen uitstel zullen krijgen van de deadline, schrijft Herfs. Als ze vervolgens toch vertraging oplopen, kan hun eigen beslissing ervoor zorgen dat er inderdaad geen uitstel wordt verleend,. Ze hebben zich immers niet ziekgemeld, dus er zou geen goede reden zijn om de deadline uit te stellen.
Tot slot lopen promovendi vaak vertraging op als er sprake is van een hiaat in hun academische vaardigheden. Dit kan voorkomen wanneer iemand in het buitenland is afgestudeerd en gewend is aan een andere werkwijze. Soms hebben kandidaten daarnaast weinig tot geen ervaring met academisch schrijven in het Engels. Om zo’n achterstand in te halen is vaak extra training en extra tijd nodig, waarmee niet altijd rekening wordt gehouden in het promotietraject.
HR is niet geschikt
Een vertraagd promotietraject leiden tot financiële problemen voor promovendi, die voor slechts vier jaar betaald worden. Daarnaast kan het zorgen voor mentale problemen zoals stress of zelfs een depressie. Voor promovendi van buiten de EU kan vertraging zelfs leiden tot problemen met het visum. Volgens Herfs hebben begeleiders niet altijd oog voor zulke situaties van promovendi, waardoor zij niet altijd beseffen hoe problematisch vertraging kan zijn.
Herfs schrijft dat zijn collega’s uit andere EU-landen, de VS en Canada vergelijkbare problemen zien bij promovendi. Volgens de oud-ombudsman zijn promovendi vaak huiverig om problemen met een vertrouweling van de afdeling of de faculteit te delen. Die huiver komt voort uit angst dat de informatie gedeeld wordt met hun begeleider, die hen moet beoordelen.
Ook een hr-medewerker is volgens Herfs vanwege een mogelijke partijdigheid geen geschikt aanspreekpunt. Vanwege de kwetsbare positie van promovendi is het daarom belangrijk dat ze kunnen rekenen op ondersteuning van een onafhankelijke ombudsfunctionaris. Die kan bemiddelen bij conflicten en waar nodig opkomen voor de promovendus.
Exit-interviews
Herfs raadt aan om promovendi nauwer te volgen tijdens hun promotietraject. Hij wijst erop dat niet alle kandidaten even goed in beeld zijn bij de betrokken instelling, bijvoorbeeld degenen die buitenlandse financiering krijgen of geen contract hebben. Van alle promovendi moet duidelijk zijn wie op schema ligt, wie vertraging heeft en wie is uitgevallen. Bij uitval adviseert Herfs om exit-interviews te doen om meer zicht te krijgen op wat er beter kan. Ombudsfunctionarissen kunnen daarnaast anonieme verhalen van de belangrijkste problemen in hun jaarlijkse rapporten opnemen.
