Minder beheer, meer regie

Hoe kan een instelling een visie ontwikkelen op de inzet van ICT in het onderwijs? En hoe kan maximaal voordeel behaald worden uit een goed uitgevoerd sourcing beleid? Op ‘de Onderwijsdagen’ van SURF werden deze vragen beantwoord en een voorschot genomen op wat dat betekent voor instellingen.

Maatwerk waar het moet

Voorheen was het vanzelfsprekend dat alle diensten binnen de instelling werden aangeboden. Nu is dat slechts een van de vele mogelijkheden. Het hieruit ontstane interne proces van ‘sourcing’ is een nieuw, cyclisch, proces binnen de ICT en de toepassing daarvan binnen onderwijsorganisaties en andere complexe instituties.

“Werk zoveel mogelijk samen, niet alle instellingen hoeven alles onafhankelijk van elkaar te leren, samen gaat het veel makkelijker en goedkoper”, zegt Bert van Zomeren van de SURF Taskforce Cloud. Ook drukt hij instellingen op het hart niet teveel voor maatwerk te kiezen. ”Want als je al dat maatwerk op termijn moet gaan vervangen, dan kost dat veel tijd, moeite en geld. Daar heb je nog jaren ‘last’ van.”

Standaardisatie maakt samenwerken tussen en binnen instellingen veel makkelijker. “Gebruik zoveel mogelijk gestandaardiseerde processen en maatwerk alleen waar het moet.” Want een organisatie met clouddiensten kent veel minder beheerders en meer regisseurs.

India bellen of helpdesk?

Deze ontwikkeling is in de loop der jaren steeds minder ingewikkeld geworden, lijkt het wel. Immers er zijn al veel generieke diensten die feitelijk in een ‘public cloud’ zitten. Die organiseer je als instelling al lang niet meer zelf. E-mail bijvoorbeeld is een standaardvoorziening die je uit de cloud kan halen, bijvoorbeeld bij Gmail.

Van Zomeren geeft daarom de volgende vuistregel voor de vraag naar het plaatsen van diensten in een cloud: “Is het handig en mag het juridisch?” Onder regie van SURF hebben hoger onderwijsinstellingen een ‘cloud first’-aanpak omarmd. Dit houdt in dat bij keuzes voor leveranciers van informatiediensten een voorkeur bestaat voor een cloudoplossing. Gebruik van cloud biedt schaalvoordeel en flexibiliteit. De instelling kan makkelijker meegroeien met de ontwikkelingen in de markt.

Of een dienst uiteindelijk ‘handig’ is in de cloud moet continu geëvalueerd worden volgens Van Zomeren. “Je kan niet zo maar naar kamer 3.11 lopen als je e-mail het niet meer doet, misschien moet je wel naar India bellen. Blijf meten of de aanbieder wel doet wat hij beloofd heeft en of het aansluit bij de ook steeds weer veranderende wensen van je instelling. Het is een cyclisch proces”.

Een hoop schaalvoordelen

Zijn er onderwijs-specifieke diensten die men nog niet kan vinden in een ‘public cloud’ (bij marktpartijen), dan kan een instelling er voor kiezen deze diensten samen met andere instellingen op te pakken en te regelen in een zogenaamde ‘community cloud’. Dat biedt schaalvoordelen.

“Het ontwikkelen van een duidelijke visie en strategie op de inzet van ICT en clouddiensten helpt met het nemen van deze sourcing-besluiten”. Vanuit die visie komen de keuzes voor profiel en aanpak duidelijker tot hun recht en worden zij doeltreffender.”

“Kiest een instelling als centrale ICT-visie bijvoorbeeld “we willen goed én toegankelijk onderwijs”. Dan kan volgens Van Zomeren de bijbehorende strategie zijn: ‘Dat doen we zoveel mogelijk via de cloud.’ “Je strategie ten aanzien van de vertaling van je visie op ICT geeft de handvaten hoe je een besluit moet nemen over sourcing.”

Volg de student als gebruiker

Om daar toe te komen ziet hij een wezenlijk punt van aandacht voor zowel HBO als WO. “Volg de gebruiker, de student dus. De student moet je dus faciliteren met de dingen die ze graag gebruiken. Zoals Evernote, Flickr, Dropbox of Twitter.”

Niet al deze programma’s zijn geschikt voor instellingen, bijvoorbeeld vanwege  veiligheid of privacy aspecten. Toch worden deze programma’s en masse gebruikt tijdens groepsopdrachten. “Voor instellingen zou het  lonen een veilige variant van Dropbox te vinden”.

Lees hier meer over de Digitale Leer- en Werkomgeving