‘Erkennen en Waarderen begint bij een menselijkere organisatie’
Het debat over het Erkennen en Waarderen is bij tijd en wijle scherp en werd begin dit jaar zelfs politiek. Bij de Universiteit Utrecht krijgt het programma echter al organisatorisch vorm. Debbie Jaarsma (decaan bij de faculteit Diergeneeskunde), Anneke van Heycop ten Ham (hoofd HR en Organisatieontwikkeling bij de faculteit Diergeneeskunde) en Wieke Eefting (verantwoordelijk voor het bijeenbrengen van de dossiers ‘Erkennen en Waarderen, ‘sociale veiligheid’ en ‘diversiteit en inclusie’ binnen de faculteit Diergeneeskunde) vertellen hoe dat binnen de organisatie plaatsvindt.
UMC’s verder in Erkennen en Waarderen
Jaarsma komt uit de wereld van de UMC’s, waar al meer ervaring is met het implementeren van het Erkennen en Waarderen-programma. “Daardoor heb ik zowel de goede voorbeelden als de ongewenste bijwerkingen gezien”, aldus Jaarsma. Die voorsprong van UMC’s heeft mede te maken met het feit dat UMC’s niet alleen onderwijs- en onderwijstaken kennen, maar tevens de derde kerntaak van patiëntenzorg, denkt Jaarsma. Omdat ook de faculteit Diergeneeskunde die drie kerntaken kent, zijn lessen vanuit de UMC’s makkelijker te vertalen naar de universiteit.
“Als je bekijkt hoe we medewerkers vanouds erkenden en waardeerden, was je het meest sjiek als je onderzoek deed. Onderwijs en patiëntenzorg hoorden daarbij, maar dat kwam vaak niet terug in de erkenning en waardering. Bij de UMC’s heb ik geleerd dat wel te doen en daarin een balans te vinden”, vertelt Jaarsma. “Datzelfde geldt voor deze faculteit. Wij hebben belangrijke taken die niet direct binnen het onderwijs of het onderzoek vallen. Iedereen hier draagt bij aan een groter doel, maar die bijdrage is niet alleen zichtbaar in publicaties en h-indexen.”
Erkennen en Waarderen hoeft niet alleen groots en meeslepend te zijn
Bij de UMC’s waar Jaarsma werkzaam was werd van bovenuit de organisatie sterk gestuurd op een betere manier van Erkennen en Waarderen. Volgens Van Heycop ten Ham, die eerder bij de faculteit Geesteswetenschappen van de UU werkzaam was, werd ook daar jaren geleden al gevoeld dat het toenmalige model van erkennen en waarderen niet houdbaar was. “Jonge onderzoekers staken en steken zo veel tijd in het schrijven van onderzoeksvoorstellen waarvan ze niet weten of die gehonoreerd worden, dat is absoluut niet duurzaam. Daar voelden we dus al dat het anders moest, maar ja, de geldstromen lopen zoals ze lopen en de erkenning volgt vaak hetzelfde pad.”
De nieuwsbrief is exclusief toegankelijk voor medewerkers van onze partners.
Maar toen kwam, “als een soort godsgeschenk”, het TRIPLE-model van de Universiteit Utrecht. Daarin werd heel gestructureerd beschreven wat iedereen allang wist en voelde, aldus Van Heycop ten Ham. “Aan de hand daarvan konden we de dialoog aangaan. Daarbij gaat het niet alleen om loopbanen, het gaat echt om gezien worden. Aan elke grote beurs die wordt binnengehaald hebben zo ongelooflijk veel mensen hard meegewerkt die niet worden vermeld. Het hoeft dus niet alleen groots en meeslepend te zijn, het zit net zo vaak in kleine dingen, maar we móeten echt anders gaan denken. Anders draaien we het model stuk.”
De tijd is rijp voor Erkennen en Waarderen
Het Erkennen en Waarderen-programma begint dus bij een menselijkere organisatie, beamen Jaarsma en Van Heycop ten Ham. “Bij deze faculteit of in de gezondheidszorg merk je daarnaast dat werken bij de universiteit niet meer de enige heilige graal is”, voegt Jaarsma daaraan toe. “We werken in competitie met een heleboel andere aantrekkelijke werkplekken buiten de academie. Je bent echt niet meer die éne geweldige plek; je kunt als universiteit niet meer honderd publicaties eisen voordat je eens gaat kijken wat je iemand te bieden hebt. Zo is het speelveld niet meer.”
Je kunt als universiteit niet meer honderd publicaties eisen voordat je eens gaat kijken wat je iemand te bieden hebt
Daarnaast spelen de ontwikkelingen in de maatschappij mee, zegt Eefting, bijvoorbeeld waar dat sociale veiligheid betreft. “Je merkt dat mensen sneller durven opstaan en zich sneller uitspreken. Daarnaast merk je bij het Erkennen en Waarderen-programma dat mensen steeds ontvankelijker worden. De tijd is rijp.”
Weet je wat duur is? Als mensen vertrekken
Vanuit bedrijfseconomisch oogpunt lijkt Erkennen en Waarderen een uitdaging te zijn. Tegemoetkomen aan de wensen van individuele werknemers kan bijvoorbeeld de productiviteit verhogen, maar hoe breder die wensen uiteenlopen, hoe lastiger het zal zijn om de organisatorische stroomlijning te verbeteren – en dat kost geld.
“Weet je wat duur is?”, werpt Van Heycop ten Ham tegen. “Als mensen vertrekken, de vaste staf elke keer nieuwe mensen moet inwerken, mensen eigenlijk mentaal niet meer meedoen. Ik kan geen antwoord in harde euro’s geven, maar ik denk dat de kosten van Erkennen en Waarderen verwaarloosbaar zijn.” Daarnaast komen er steeds meer middelen vanuit Den Haag om bijvoorbeeld de werkdruk aan te pakken. “Die moeten we verstandig inzetten, en naar onze mening is dat via de lijn van Erkennen en Waarderen”, vult Jaarsma aan.
Benoemen wat al realiteit is
Ook de uitdaging wat betreft efficiëntie bekijkt Van Heycop ten Ham van een andere kant. “Kijk, de organisatie ís divers, en nu gaan we dat meer en meer omarmen. Je kunt proberen de realiteit in een spreadsheet te stoppen, je kunt het ook omschrijven zoals het is en daarmee licht werpen op alle elementen en bijdragen die tot nu toe in de schaduw bleven. Dat spreadsheet-denken moeten we loslaten, maar dat is een enorme uitdaging, die om lef vraagt.”
Dat spreadsheet-denken moeten we loslaten, maar dat is een enorme uitdaging, die om lef vraagt
Geen spreadsheet-denken, dus. Sterker nog, universiteiten zouden een voorbeeld kunnen nemen aan de wendbaarheid van start-ups, vindt Jaarsma. “Die hebben geen ingewikkelde functiehuizen, die dóen het gewoon. Wat doen grote bedrijven zoals Unilever als ze een ontwikkeling willen versnellen? Dan tuigen ze een start-up op, want in hun eigen bedrijf krijgen ze dat niet voor elkaar. Wij zitten hier ook in een enorm bedrijf met heel veel historische aannames en ingesleten werkwijzen, en nu moeten we omdenken – niet zomaar een beetje, nee, we moeten terug naar de tekentafel. We gaan het écht anders doen. Het is de vraag of dat lukt in een organisatie die al zo sterk gevestigd is, maar ik heb goede hoop – juist omdat je binnen de kleinere omgeving van een afdeling of departement dingen kunt uitproberen en de innovatie op gang kunt brengen.”
Erkennen en Waarderen volgens programmatische aanpak
Tegelijkertijd hecht Jaarsma aan daadkracht en een duidelijke, programmatische aanpak. Zo moeten er voor de kerst nieuwe criteria voor bevordering in het academische huis opgesteld zijn. “Daarmee is een kleine commissie bezig die wel naar draagvlak zoekt maar niet aan eindeloos polderen doet. Volgend jaar gaan we als bestuur een klap geven op die nieuwe criteria en het gewoon proberen met elkaar. Je kunt heel lang van tevoren nadenken, maar je moet dingen gaan dóen en de moed hebben om bij te slijpen als dat nodig blijkt.”
Overigens heeft niet elke verandering de vorm van een document. Zo probeert de faculteit nu al afspraken te maken met jonge onderzoekers over hun toewerken naar de functie van UHD of hoogleraar, vertelt Van Heycop ten Ham. Daarvoor gebruikt de faculteit HR-scans, oftewel een strategische personeelsplanning. “We kijken daarbij niet naar de posities die op dit moment moeten worden gevuld, we kijken naar de toekomst die we voorzien en welke mensen we daarbij nodig hebben. Op die manier kun je als departement alvast opleiden voor de posities die je in de toekomst moet vullen.”
Onderzoekers worden vaak klein gehouden
Vroeger werd er meer op elkaar gewacht en verwerden plannen soms tot een Poolse landdag, maar nu zit de vaart erin, benadrukken Jaarsma, Van Heycop ten Ham en Eefting. “Het is ook begrijpelijk dat zo veel mensen hierover enthousiast zijn, want het gaat direct over hen.”
Toen Jaarsma vanuit een UMC naar de UU kwam, verbaasde het haar dat wetenschappers aan de universiteit vrij lang ‘klein’ gehouden worden; iemand met een UHD-waardig cv wordt bijvoorbeeld lang in een UD-positie gehouden. “Vaak ligt dat gewoon aan de procedure. Daarmee zijn wij nu bezig. Als iemand in aanmerking komt voor een UHD-functie, benoem dat dan gewoon en schiet niet in de kramp door die stijging in de schalen. Zó spannend is het UHD-schap nu ook weer niet. Dat perspectief wordt nu steeds vaker gegeven. Ook het ius promovendi voor UHD’s, waarmee we binnen de UU best terughoudend waren, begint nu meer op gang te komen.”
Als iemand in aanmerking komt voor een UHD-functie, benoem dat dan gewoon en schiet niet in de kramp door die stijging in de schalen.
Het feit dat mensen soms worden teruggehouden in hun ontwikkeling steekt Jaarsma te meer omdat ze zelf heeft ervaren hoe veel er mogelijk is wanneer er ruimte wordt geboden. “Ik ben van UD naar hoogleraar gegaan. Soms brengt dat mensen bijna aan het stotteren omdat ik een stap heb overgeslagen, maar ja, ik heb gewoon gesolliciteerd. Op de faculteit waarbij ik hoorde werkten nog allemaal oudere mannelijke collega’s die eerst aan de beurt leken, en tegen de tijd dat ik grijs was zou misschien mijn tijd komen. ‘Wegwezen’, dacht ik toen. Het zit in mijn systeem om kansen te bieden aan de jongere generatie die energie heeft, met goede ideeën komt en autonomie wil. Als ze dan een keer onderuitgaan, zij het zo. Wij zijn er voor de ondersteuning.”
Vergeet het OBP niet
Tijdens het gesprek wordt meermaals het voorbehoud gemaakt dat het nu alleen over het wetenschappelijk personeel gaat. Daarin moet verandering komen, vinden Jaarsma, Van Heycop ten Ham en Eefting. “Het TRIPLE-model is nog sterk toegespitst op de wetenschapper. We zoeken hard naar een manier om dat ook voor het Ondersteunend en Beheerspersoneel (OBP) levend te maken, niet in de laatste plaats door met een andere naam voor het OBP te komen”, vertelt Eefting. Dat het Erkennen en Waarderen-programma door het OBP en het Wetenschappelijk Personeel (WP) gezamenlijk werd afgetrapt, is daarvan een mooi begin.
Voor het OBP is het wel makkelijker om bijvoorbeeld van faculteit te wisselen, dus het perspectief is anders, maar het principe blijft hetzelfde, benadrukt Eefting. “Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen keiharde resultaten maar ook andere elementen zoals samenwerking waardeert? Daarmee moeten we aan de slag.”
